Et arkivskap refererer vanligvis til et stykke kontormøbler som lagrer filer og dokumenter. Arkivskapene kommer i forskjellige størrelser. Noen har låser for å forhindre uautorisert tilgang, mens andre skap er enkle å transportere og tilgjengelig for alle. Bedrifter med mye mengder filer, som sykehus, advokatfirmaer eller skoler, vedlikeholder ofte skap som ikke kan bevege seg enkelt.
Grunnleggende
Det finnes flere måter å arkivere dokumenter på. For å utvikle en systematisk tilnærming, bør du analysere informasjonen som skal lagres i filene. Brainstorm forskjellige måter, slik at du kan velge den beste metoden. For eksempel, hvis du holder oversikt over bildelleverandører, kan du fil ved hjelp av en alfabetisk tilnærming basert på firmanavn. Du kan også etablere en metode for å skille leverandører etter region (f.eks. Sør, Vest, Øst, Internasjonalt). Hvis du opprettholder registreringer av reptiler, kan metoden innebære å organisere reptiler ved deres vitenskapelige navn eller ved datoen filen ble opprettet.
Dokumenthåndtering
Når du har utformet en tilfredsstillende metode, sørg for å skrive den ned slik at andre mennesker kan forstå og følge arkiveringssystemet. Du bør også sikre at filene er riktig bevart, fordi systemet ditt raskt blir ineffektivt hvis filene er ufullstendige (for eksempel manglende data) eller feil lagret (for eksempel filing kategorier ignoreres). For eksempel, hvis du skiller kjønn etter farge, må folk som lager filer, huske å skille mellom menn og kvinner.
Du må forutse veksten og legge til ekstra skap eller plass etter behov. Ellers blir opptegnelsene stramt. Vurder også hvordan du skiller aktiv fra inaktive filer og, når det er aktuelt, når du skal ødelegge eller ødelegge inaktive filer.
betraktninger
Mange bedrifter implementerer dokumentorganisasjonssystemer som bruker originale dokumenter eller kopier. Før du oppretter et nytt arkiveringssystem, bør du undersøke virtuelle alternativer. For eksempel kan du kjøpe et program og legge inn data i enten en intern eller nettbasert server. Selv om du for øyeblikket har et arkiveringssystem, bør du vurdere tiden og kostnaden for overføring av data med de potensielle kostnadsbesparelsene og effektiviteten til digital eller nettbasert lagring. Advokatfirmaer som bruker Needles case management-programvare, kan bruke betydelig tid til å overføre data, men når systemet er fullt fungerte finnes det flere fordeler, for eksempel muligheten til å få tilgang til filer fra eksterne steder.
