For å sikre at de overholder regelverket for interninntektstjeneste og statlige og lokale myndighetslover, må bedriftene inkludere viktig medarbeider- og bedriftsinformasjon i sine lønnsystemer. Å sette opp og kjøre de ulike komponentene som består av lønnssystem krever omhu og tilstrekkelig kunnskap om skattelovgivningen. Som et resultat er det vanlig for bedrifter å ansette en ekstern konsulent, bokholder eller lønnstjeneste for å sette inn skattebetalinger, behandle W-2s, administrere pensjons- og forsikringsplaner og utføre andre lønnsrelaterte oppgaver.
Medarbeiderinformasjon
Under den nye leieprosessen må selskapene samle inn opplysninger som helseforsikring og W-4 skjema for å avgjøre hva som skal trekkes fra en ansattes lønnsslipp. Disse skjemaene gir også arbeidsgivere avgjørende opplysninger, for eksempel arbeidstakerens personnummer og deres tilbakeholdsbeløp for føderale og statlige skattemessige formål. Systemet må også spore og behandle endringer i arbeidstakers skattefritakelsesstatus, pensjoner, forsikringsplaner eller pensjonsfond.
Lønninformasjon
Som en del av den nye leieprosessen inkluderer lønnsystemer en komponent som utpeker hvilke ansatte som er heltid, deltid og entreprenører. Det er viktig å klassifisere arbeidstakere i lønnsystemet fordi regjeringen tar høye straffer på selskaper som kategoriserer ansatte feil.
time~~POS=TRUNC
Uten kjennskap til antall timer en ansatt har jobbet, kan arbeidsgivere ikke bestemme hva som skal betales en ansatt. Mens noen arbeidstakere er betalt lønn, blir andre kompensert hver time eller utpekt som ikke-spredte ansatte. Lønnssystemer inkluderer tidsskjemainformasjon eller områder hvor timevis og ikke-eksplodert arbeidstid er registrert og gjennomgått for nøyaktighet. Informasjon kan samles inn via en datastyrt klokkeslett, stempelkortstempel eller papirblad.
Gjeldende skatter og fradrag
Selv om IRS gir selskaper med skattemessige tabeller for å beregne arbeidsgiveravgift, kan leverandører og lønnsystemer også levere denne informasjonen. Arbeidsgivere må vurdere årlig inntekt, lønnsnivå og skattefradrag når de oppsummerer gjeldende skatter. I tillegg må lønnsystemer beregne fradrag gjennom pensjonsplaner, 401 (k) s, forsikringsplaner, fagforeninger og garnishments. Lønnsavdelingen overvåker også lån og andre fradrag som har kupongbeløp og opphører lønsettfradrag når totalbeløpet er tilbakebetalt.
Lønnsregister
Lønnsregisteret oppsummerer arbeidstakerinntekt og fradragsinformasjon i en journaloppføring som legges inn i hovedboken for regnskaps- og generell forskningsformål. Lønnregistre brukes også til å opprette skatterapporter. Disse dokumentene er utarbeidet av lønnsansatte eller generert ved hjelp av lønnsystemer.
Manuelle betalinger
Noen ganger utsteder selskaper manuelle lønnsslipp til ansatte mellom lønnsperioder på grunn av oppsigelse eller lønnsfeil. Lønnsystemer må ta hensyn til sjekkbeløpet i lønnsregisteret for skatt og rapporteringsformål. Dette sikrer at arbeidsgiverens skattebeløp er avstemt med avdrag fra ansatte.
