Et lønnsystem er avenyen der du behandler lønnslisten din. Du kan ikke behandle lønnslisten uten lønnsystem. De tre typer lønnsystemet er manuelle, internt datastyrt og eksternt (outsourcet). Det manuelle systemet krever at du behandler lønnen din for hånd; den interne datastyrte bruker lønn programvare for å behandle lønnslisten; det eksterne systemet betyr at du legger ut lønnslisten din til en lønnsleverandør. Et lønnssystem flytskjema viser sekvensen der du behandler lønnslisten. Det strømlinjeforme lønnsom behandling og hjelper deg å holde deg oppdatert.
Design flytskjemaet med et kontor suite program - dette er den beste ruten for et profesjonelt utseende. Du kan imidlertid tegne diagrammet for hånd. Opprett bokser og piler, som viser strømmen av lønnsprosessbehandlingen, for eksempel hvor den starter og slutter.
Lag et flytskjema for et manuell lønnsystem. Flytdiagrammet skal vise alle de manuelle oppgaver som er involvert i behandlingen av lønnen din via dette systemet.
Eksempel: Samle tidskort, sjekk tidskort for overholdelse, kontakt veileder om manglende eller tvilsomme tidskort og manuelt beregne tidskort. Opprett en sekvens som involverer arbeidsoppgavene, for eksempel manuelt å beregne lønn. lovbestemte fradrag som lønnsskatt og lønnsgodtgjørelser; lønn; frivillige fradrag, for eksempel pensjons- og helsemessige fordeler; og skape paychecks. Lag en annen sekvens som viser etterbehandlingsoppgaver, for eksempel å opprette og lagre lønnsregisteret manuelt, opprette og legge inn journaloppføringer, deponere lønn til ansatte i banken og distribuere lønnsslipp.
Lag et flytskjema for det interne datasystemet. Dette systemet eliminerer manuell behandling. Gjør flytskjemaet spesifikt til lønnsprogramvarens krav.
Eksempel: Last opp timekeeping-data i lønnsprogram, gjennomgå tidsoppdateringsdata og undersøk manglende skanninger, behandle lønn via lønnsprogramvare, skriv ut forhåndsbehandlingsrapport, dobbeltsjekke lønn via forhåndsbehandlingsrapport, foreta nødvendige endringer, opprette og send direkte innskuddsfil til banken, innskudd ansattes midler og lønnsskatt utbetalinger til banken, og lukke lønnen. Spesielt når du lukker lønnen, sparer den hele lønnsdataene for betalingsperioden i systemet.
Opprett et flytskjema for det eksterne systemet. Når du legger ut lønnslisten din, krever lønnleverandøren at du sender dem lønnsdataene hver betalingsperiode. Leverandøren lar deg typisk sende data via faks, e-post eller på nettet. Flytdiagrammet skal inneholde detaljer om den nødvendige metoden.
Eksempel på nettbasert metode: Gjennomgå tidsoppdateringsdata, kontakt veileder for tidsavklaring, skriv inn ansatte lønnsendringer og tidsoppdateringsdata i leverandørens system, bekreft innleverte data via leverandørens nettbaserte system, dobbeltsjekke og fillønnsdata mottatt fra leverandøren, og distribuere lønnsslipp.
Tips
-
Utform flytskjemaet slik at det relaterer seg til hver lønnsom behandling. Oppdater flytdiagrammet når det skjer en endring i lønnsystemet.
Flytdiagrammet bør inkludere dine føderale og statlige lønnskostnader, for eksempel inntektsskatt og betalinger, inkludert W-2-behandling.
