Et manuell lønnsystem utføres helt for hånd, mens et datastyrt lønnsystem gjør det mulig for et selskap å behandle lønnslisten via dedikert lønnsom programvare. Et manuell system kan føre til lønnsfeil og er vanligvis en langsom, arbeidskrevende prosess. Datastyrt systemer tilbyr en rekke fordeler, inkludert økt nøyaktighet og hastighet.
Tidsimport
Mange arbeidsgivere bruker et tidssystem, for eksempel klokken, for å spore arbeidstidenes arbeidstimer. Et manuelt system krever sporing av ansatt tid for hånd, men et datastyrt lønnssystem har evnen til automatisk å overføre ansattes oppføringer fra tidssystemet til lønnsystemet.Et slikt system kan skille ordinære timer fra overarbeidet arbeidstid, selv om ansatte iblant må foreta justeringer.
Automatiske beregninger
Datastyrte lønnsystemer kan avrunde arbeidstiden til arbeidstimer i kvart-timesegmenter og nøyaktig beregne de totale arbeidstimerene og betales, og dermed spare tid brukt på manuelle beregninger. Disse systemene beregner alle betalingsfrekvenser, for eksempel ukentlig, hver uke, halvårlig og månedlig, basert på inntatte data mottatt.
Et datastyrt lønnsystem beregner automatisk arbeidstakers lovbestemte fradrag, for eksempel skatter og lønn, og frivillige fradrag, for eksempel parkeringsavgifter, 401 (k) bidrag og medisinske ytelser. Lønnspersonen innfører bare de dataene som fradragene er basert på, for eksempel Form W-4-informasjon for føderal inntektsskatt.
Paycheck Processing
Et manuell lønnsystem krever at du skriver ut lønnsslipp på en skrivemaskin eller for hånd. Et datastyrt lønnsystem har direkte innskudd, noe som sparer penger på live sjekker og forsoning. I tillegg skjer datastyrt utskrift av paychecks og pay stubber raskt, uavhengig av volum.
Rapportgenerering
Et datastyrt lønnsystem genererer lønnsrapporter som gjør at du kan dobbeltsjekke lønnslisten før du skriver ut lønnsslipp eller betaler stubber. US Department of Labor krever at arbeidsgivere beholder lønnsposter i minst tre år. Et datastyrt system gjør det mulig å skrive ut lønnsregistreringer for hver betalingsperiode, og lagrer også informasjonen i systemet på ubestemt tid.
Datastyrte systemer bidrar til å sikre lønnsskattoverensstemmelse ved å generere skatterapporter, inkludert kvartals- og årslønnsopplysninger og ansatt W-2-skjemaer. Disse systemene gir selskapets regnskapsførere de dataene som er nødvendige for å håndtere selskapets lønnsavgift og avstemming plikter og skrive ut de nødvendige rapportene. Videre sporer disse systemene fordeler, for eksempel ferie og personlig tid, som tas og betales.
