Bedriftseiere må være nøye med alle aspekter av deres arbeid. Sløv eller lat entreprenører mister tid og penger sortering gjennom løse ender; Videre, hvis bedriftsregistrene og regnskapssystemene ikke er nøyaktige, kan eieren bli belastet med overtredende statlige og føderale arbeidslover. Et slikt system som må være nøyaktig, er lønnsystemet.
Generer nøyaktige år-til-dato rapporter for ansatteinntekt
Et lønnsystem må kunne holde og generere nøyaktige rapporter om inntekt fra ansatte. Fra bedriftseierens synspunkt gjør det mulig å skaffe inntektsskatt for inntektsskatt litt enklere: Å regne med skattemessige fradrag for virksomhetsutgifter til ansatte (spesifikt medarbeiderens inntekt) er lett tilgjengelig. Fra en ansattes synspunkt kan å være i stand til å spørre arbeidsgiveren for en oversikt over inntektene hans være avgjørende for å sikre lån eller statsstøtte (for eksempel uførhet eller arbeidsledighet).
Generer Paychecks og Pay Stubs
Et like viktig mål med et lønnssystem er å generere lønnsslipp og betale stubber. Computerisering av denne oppgaven sparer ledere og bedriftseiere tid og penger; i stedet for å gjennomgå tidskort manuelt og beregne en sjekkebeløp basert på arbeidstidene, bør lønnssystemet utformes for å beregne disse tallene automatisk. Ansatte setter pris på et tidsriktig lønnsystem også: det reduserer angst om å motta kontroller på tid og eventuell angst om å motta en kontroll for feil beløp.
Hjelpeeiere overholder arbeidsloven
Et lønnsystem må gjøre det lettere å overholde statlige og føderale arbeidslover, samtidig som eierne reduserer overhead. For eksempel forplikter føderal lov at ansatte blir betalt overtid dersom de jobber over 40 timer i en arbeidsuke.
Et lønnsystem må automatisk være i overtidslønn. Dette hjelper arbeidsgivere å holde seg innenfor loven når det kommer tid til å betale overtid. I tillegg, siden en arbeidsgiver kan bruke systemet til å sjekke antall timer en ansatt jobber, kan arbeidsgiveren skifte planer for å unngå å betale ekstra overtid (derved å hjelpe arbeidsgiveren med å holde kostnadene lavere).
Videre bør et lønnsystem kunne skrive ut skjemaer og andre statlige nødvendige tall (for eksempel FICA beløp) for å gjøre det lettere å overholde arbeidslovgivningen.
