Alle bedrifter har prosesser, enten det er å samle et produkt, behandle kredittkortbetaling, om bord på en ansatt eller se etter kvalitetssikring. Noen ganger jobber disse prosessene sømløst, og andre ganger gjør de det ikke. Forretningsprosessstyring er et system som får tak i prosessene dine og pisker dem i olympisk svømmerform. En god BPM-implementering vil forbedre synligheten i prosessene dine, noe som gjør det lettere å fjerne flaskehalser og forhindre duplisering av arbeid.
Tips
-
Forretningsprosessadministrasjon er en metode for å effektivisere måten et selskap gjør på ting, med sikte på å forbedre ytelsen.
Hva er et eksempel på en forretningsprosess?
En forretningsprosess er en rekke trinn som menneskene i organisasjonen utfører for å oppnå et bestemt mål. Disse trinnene gjentas mange ganger, ofte av mange mennesker og vanligvis på en standardisert måte. Omtrent alt - fra å godkjenne en ferieforespørsel til triage-vurderingen som medisinsk personale utfører i beredskapsrommet - vil kvalifisere som en forretningsprosess.
Ta for eksempel eksemplet på en låneansøkning til en bank. For å starte denne prosessen vil kunden fylle ut et elektronisk søknadsskjema på bankens nettside. Nå begynner bankens hjul å snu. Først vil banken bekrefte at kunden har fylt ut skjemaet riktig. Deretter går søknaden gjennom en kredittsjekk. Noen andre kan utføre en inntektsverifisering, et annet lag kan be om ytterligere dokumentasjon, og det kan være andre aktiviteter som gjør at banken kan ta stilling til om lånet skal godkjennes.
Nøkkelen er at prosessen er mangesidig. Som de fleste forretningsprosesser, involverer det flere trinn og flere personer, og disse bruker ulike verktøy og systemer for å få ting gjort. Samlet sett er hele systemet utformet for å konvertere en rekke innganger (låneansøgningen og støttedokumentene) til en ønsket utgang (en godkjenningsbeslutning som kommuniseres til kunden).
Hva er Business Process Management?
Når bedriften er svært liten, er forretningsprosessene relativt enkle å administrere. Det kan bare være en håndfull folk på kontoret som utfører hverdagsoppgaver, og alle har en solid oversikt over det store bildet. Denne situasjonen endres etter hvert som du vokser. Oppgaver som en gang ble behandlet av en person, blir plutselig avlevert mellom flere avdelinger. Folk dupliserer hverandres innsats, oppgaver faller gjennom sprekker, og det er større potensial for folk å gjøre feil.
Hovedformålet med forretningsprosesshåndtering er å sette disse kaotiske prosessene under mikroskopet og finne ut hvordan de skal gjøre dem bedre. Den enkleste måten å forstå dette på er å visualisere alle aktivitetene i prosessen som et flytskjema med trinn. BPM er disiplinen med å formalisere disse trinnene i en mer logisk og konsistent arbeidsflyt.
Hva er fordelene med Business Process Management?
BPMs hovedkraft er å spare tid og penger ved å trimme fettet i prosessene dine, for eksempel å fjerne flaskehalsene, eliminere redundans og stoppe unødvendig duplisering av arbeidet. BPM handler ikke bare om å øke bunnlinjen, men det er også andre positive resultater som bedrifter kan ha nytte av:
-
Både ansatte og ledere drar nytte av en klarere definisjon av deres roller og ansvar, da de alle følger en systematisk rørledning for å få ting gjort.
-
Lag trekker sammen og kommuniserer bedre når alle er på samme side om utganger og tidsfrister.
- Det er mindre stress fordi overarbeidede ansatte ikke lenger må delta på oppfølgingsmøter eller jonglere med flere konkurrerende oppgaver samtidig.
- BPM justerer prosessene dine med organisatoriske prioriteringer, slik at du ikke sparer tid på prosesser som gir minst verdi til bedriften.
- Ledere får bedre synlighet i arbeidsflyten, noe som gir en nyttig sti for revisjon og regulatorisk overholdelse.
- Kunder drar nytte av bedre ledetider, noe som fører til økt kundetilfredshet.
Hvordan fungerer en BPM?
BPM er først og fremst en metodikk. Den består av en klar serie av trinn og teknikker som bidrar til å formalisere BPM-prosessen slik at avfall og andre ineffektiviteter kan identifiseres og forbedres. Av de mange etablerte BPM-metodene har noen, som Lean eller Six Sigma, kommet inn i det populære vokabularet. Generiske metoder følger mange av de samme prinsippene. Uansett hvilken metode du velger, kan du forvente at du skal fokusere på BPMs tre søyler: prosess, mennesker og teknologi.
Prosess
BPMs hovedfokus er å optimalisere forretningsprosesser, slik at de passer for hensikt og oppnår de riktige resultatene på riktig tidspunkt.
Mennesker
Å sørge for at folk gjør de riktige tingene på riktig måte, er nøkkelen til en vellykket prosess. BPM ser på oppgavene som folk gjør, og stiller spørsmål som: Hvem jobber det med å utføre Oppgave A og i hvilken tidsramme? Hva skjer hvis den aktuelle personen ignorerer problemet? Hvem blir varslet når prosessen sitter fast? Dette synlighetsnivået er viktig hvis du skal bygge effektivitet inn i systemet.
Teknologi
For at prosessene skal fungere jevnt, må overgangen til oppgaver være sømløs hele tiden. Forretningsprosessprogramvare er verktøyet som bidrar til å håndheve prosessen. Så, hvis du driver en BPM-øvelse og definerer en bedre prosess, kan teknologien bidra til å sikre at prosessen utfører på den nøyaktige måten du har definert den. En viktig egenskap ved teknologien er å samle ytelsesdata, slik at du kan spore de beregningene som er avgjørende for prosessens suksess.
Hvordan designer du en BPM-metodikk?
BPM fungerer annerledes avhengig av hvilken type virksomhet du har. Så før du begynner å lage en BPM-metodikk, må du vurdere hva du vil forbedre ved å implementere den. Hvis du for eksempel er en serviceorganisasjon, vil du kanskje at BPM skal forbedre responstiden til klienter. Bedrifter som produserer eller bygger produkter, derimot, kan være på utkikk etter bedre effektivitet og ytelse på forsamlingslinjen eller synkronisering med andre systemer og prosesser.
Ved å bruke disse kommersielle driverne som en veiledning, vil hver BPM-metodikk følge en livssyklus av faser, hver med sitt eget sett med oppgaver som må implementeres. Den vanligste BPM-metoden, DMEMO, følger fem trinn: design, modell, utførelse, overvåkning og optimalisering.
Fase 1: Design
Designfasen bruker BPM-teknologien til å kartlegge prosessen som den er nå, før redesigning av arbeidsflyten, slik at prosessen går mye mer effektivt. Det du får på skjermen er en visuell avbildning av arbeidsflyten, slik at du kan se et øyeblikk hvor flaskehalsene og duplisering kan ligge. Tanken er å skape den enkleste og mest enkle arbeidsflyten mulig, slik at prosessen kan fullføres i minst tid mens de minste feilene gjøres.
Fase to: Modellering
Denne fasen handler om å teste prosessen din for å se hvordan den fungerer under forskjellige forhold. Tenk på det som en "hva om" trening. Hva om vi tildelte to personer til denne oppgaven? Hva om denne ansatte er forsinket i å levere sin produksjon? Hva om denne oppgaven ble gjort på en annen måte? Kan vi gjøre ytterligere forbedringer?
Trinn tre: Gjennomføring
Når du har simulert arbeidsflyten, er neste trinn å teste den forbedrede prosessen på bakken ved hjelp av BPM-programvarens arbeidsflytmotor for å tildele hver oppgave i prosessen til en eller flere personer.
Fase fire: Overvåking
Overvåking er prosessen med å samle data for å sikre at prosessen utfører som du forventer. Ved hjelp av teknologien kan du spore både ett enkelt trinn i en enkelt prosess - på samme måte som du vil spore en FedEx-pakke - eller du kan aggregere dataene og se hvordan du gjør det på tvers av arbeidsflyten som helhet. Verktøy som distribueres på dette stadiet, omfatter overvåking av virksomhetsaktivitet, instrumentpaneler, rapporterings- og revisjonsverktøy.
Fase Fem: Optimalisering
På dette stadiet kan prosessen din være langt fra perfekt. Nå må du vurdere hva du kan gjøre for å optimalisere prosessen ytterligere. For eksempel, må du legge til en annen ressurs til bestemte områder hvor flaskehalsene ofte forekommer? Husk at optimalisering ikke er en en-og-ferdig begivenhet. I stedet må du lytte til tilbakemeldinger fra ansatte og kunder og gjøre endringer når det oppstår problemer. Hvis den nye prosessen ikke forbedrer interessenters opplevelse av tjenesten, kan det ikke sies å være en suksess.
Hvem utfører Business Process Management?
Det tar ofte et team av eksperter med IT og forretningskunnskap for å implementere et BPM-prosjekt, men egentlig det avhenger av omfanget av prosjektet du planlegger å kjøre. Hvis du ønsker å oppnå noen få vinnende gevinster ved å forbedre noen lavrisikoprosesser i din egen bedrift, bør det være relativt enkelt å få et BPM-prosjekt fra bakken, støttet av et lite internt lag og noen kvalitetsprogramvare for å kartlegge prosessene dine.
En god måte å starte på, er å delta på et BPM kurs. Et raskt Google-søk bør vise opp noen lokale alternativer eller et elektronisk program. Mange bedrifter velger å sette sine ansatte gjennom et sertifiseringsprogram for forretningsprosessbehandling som gjør at nøkkelpersonell kan bli offisielt trent i de riktige metodene. Business Process Management Institute tilbyr i dag 30 programmer og syv sertifikater i de ulike fagområdene og metodene knyttet til BPM. Sjekk deres hjemmeside for detaljer.
Hva er et BPM-verktøy?
Bare et BPM-verktøy er programvaren du bruker til å automatisere BPM-implementeringen. Dens jobb er å muliggjøre forretningstransformasjon, slik at du kan ta prosessene dine til nye høyder. Alternativene er like store som de er lange, men generelt vil du være på utkikk etter et system med minst følgende funksjoner:
- Visuell bearbeidingsdiagrammeringsverktøy: Dette lar deg modellere prosessene dine og opprette nye arbeidsflyter. Noen verktøy krever kodende ferdigheter som en måte å implementere modelleringen på; Andre leverandører tilbyr en lavkode tilnærming som bruker et "dra og slipp" -system. Sistnevnte kan fungere godt hvis du ikke har en hardcore programmerer på laget.
- Styringspaneler og tilgangskontroll: Dette gir beslutningstakere synligheten til å spore fremgang og gir sikkerhet ved å begrense tilgangen til informasjon til enkelte personer.
- Feilbehandling: Det er nyttig å ha en verifikasjonsmodul som finner og løser feil og feil.
- Integrasjon med eksisterende programvare: BPM-løsningen vil være av begrenset bruk hvis den ikke kommuniserer med andre ERP / CRM-systemer.
- Rapporter og analyser: En god BPM-løsning vil kjøre rapporter om slike viktige beregninger som åpne elementer, gjennomsnittlig tid det tar å fullføre en oppgave og hvor ofte et element blir omdirigert.
Når det gjelder spesifikke forretningsprosesshåndteringsverktøy, er det et ganske overfylt marked. Noen av de store spillerne inkluderer Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian og Process Street. Vurderinger er lett tilgjengelig på internett, og de fleste verktøyene kommer med en gratis 14 + dagers prøveversjon, slik at du kan undersøke funksjonene før du foretar et endelig kjøp.
