Forretningsprosesskartlegging gir bedriftsledere muligheten til å avklare hvordan prosesser faktisk utføres. Det avslører problemer som flaskehalser og variasjon i hvordan prosessen utføres av ulike grupper eller enkeltpersoner. Ledere kan også finne ut om måten prosessen faktisk gjøres, er forskjellig fra måten den skal gjøres på. Å lage et prosesskart, også kalt et flytskjema, er en viktig del av Six Sigma-prosesshåndtering og forbedring, men kan være gunstig selv uten det fullstendige rammeverket for Six Sigma.
Samle informasjon fra personer som faktisk utfører prosessen om hvordan det er gjort. Sørg for å finne ut om trinnene varierer under forskjellige forhold eller for forskjellige personer. Fokuser på hvordan prosessen er i ferd med å bli gjort, ikke på hvordan det skal gjøres.
Bestem hvilken type prosesskart du skal opprette. Et grunnleggende aktivitets flytskjema viser strømmen av trinn i prosessen inkludert beslutningspoeng, mens et distribusjonsflytkort også tydelig viser involvering av ulike grupper eller personer. For sistnevnte lager du kolonner for hver enkelt person eller gruppe og tegner hvert trinn i den aktuelle kolonnen for å angi hvem som utfører trinnet.
Start forretningsprosesskartet ved å tegne et ovalt eller avrundet rektangel, standard symbolet for startpunktet. For et aktivitets flytskjema tegner du utgangspunktet øverst til venstre på siden på papir- eller programvaresiden. For et distribusjonsskjema tegner du det øverst i den aktuelle kolonnen.
Merk utgangspunktet med et uttrykk som angir at det er utgangspunktet, for eksempel "Anrop kommer inn" eller bare "Start". Hvert av trinnene dine vil bli merket på denne måten, og skal inneholde et verb som representerer en handling som er tatt.
Opprett hver prosess trinn ved å tegne et rektangel og merke det. Hvert trinn bør ha sin egen representasjon. Ikke kombiner trinnene i en form ved å bruke ordet "og" for å koble til mer enn ett verb eller en handling.
Koble trinnene med pilene som viser retningen for prosessflyten. Det er greit hvis kartet brytes over flere linjer for å passe på siden; pilene gjør strømmen tydelig uavhengig av trinnets fysiske arrangement.
Bruk en diamantform for å representere et beslutningspunkt når det neste trinnet avhenger av en bestemt situasjon. For eksempel vil et prosesskart for en online handlekurv ha et avgjørelsespunkt som representerer kundens valg om å betale med kredittkort eller ved hjelp av PayPal.
Angi trinnene som følger et beslutningspunkt ved å opprette de rektangulære symbolene og merke dem og legge til pilene for å vise prosessflyten. Merk hvert av pilene som fører fra avgjørelsespunktet, for å avklare tilstanden som fører til å følge den banen. I vårt nåværende eksempel, bruk etiketten "PayPal" for en pil og "kredittkort" for den andre.
Legg til en endelig oval eller avrundet rektangelform som er merket "End" som det siste trinnet for å indikere slutten av prosessen.
Gå gjennom prosesskartet for å sikre at det leses riktig. Har også noen få personer som utfører prosessen, gjennomgå det, for å sikre at det viser nøyaktig hva de gjør.
Tips
-
Programmer som Microsoft Visio har spesielle funksjoner for å lage prosesskart, men også andre grafikkprogrammer eller PowerPoint kan også brukes. Når du først samler informasjon om prosessen, skriver du hvert trinn på et lite notat og deretter ordner dem for å vise prosessflyten. Denne metoden kan være lettere enn å prøve å opprette prosesskartet på en gang fra begynnelsen. Hvis prosessen innebærer mange hånd-offs mellom grupper eller enkeltpersoner, vil du kanskje bruke et distribusjonsflytkort for å eksplisitt illustrere involvering av ulike parter.
