Som bedriftseier er det umulig å kontrollere alt. Beredskapsplanlegging handler om å gjenkjenne dine begrensninger og forberede seg på å håndtere ting du ikke kan unngå: naturkatastrofer, terrorisme, maskinvarefeil og andre hendelser som truer med å stoppe forretningsdød i sporene sine. Ferdig utført, bør en beredskapsplan ikke skremme deg. Det bør øke bedriftens evne til å takle når ting ikke går så jevnt som forventet.
Hold deg stabil, selv i katastrofe
Å ha en beredskapsplan betyr at når uventet skjer, kan virksomheten din opprettholde den beste driftstilstanden, avhengig av alvorlighetsgraden av katastrofen. I stedet for å gå konkurs når bygningen din blir rammet av en tornado, kan katastrofehjelpsforsikringen du kjøpte, dekke store kostnader, for eksempel. Ifølge en artikkel av Darrell Rigby for "Forbes" reddet New York Trade of Trade seg selv ved å bygge en andre handelsgulv utenfor World Trade Center. Denne beredskapsplanen for terrorisme holdt styret sunt og i drift, til tross for angrepene som fant sted 11. september 2001.
Bemyndiget stab
En effektiv beredskapsplan beskriver hva som er ansvarlig for hva som står i fare for katastrofen. Forutsatt at du tester planen din og gjør de ansatte oppmerksomme på deres plikter, sparer en beredskapsplan om det verste skjer. I stedet for å ha folk som venter på retning, har du en arbeidsstyrke som er full av folk som vet hva de skal gjøre og hvordan de skal gjøres. Mindre tid er bortkastet og koordinerer ansatte og gir bestillinger, slik at du kan fokusere på å håndtere eventuelle problemer du ikke har oppgitt i din opprinnelige plan.
Planlegg det verste
Når du planlegger det verste på forhånd, kan du oppdage at noen katastrofer faktisk er forebyggbare. Å sette ned og tenke på bedriftens risiko er alt som trengs for å få disse problemene til å lyse. For eksempel, kanskje du tar bedriftens databaser for gitt, men risikoanalyse viser at de blir gamle og du ikke har sikkerhetskopiering på plass. Bytte ut aldringsutstyr og utforme et backup-system bidrar til å avverge en krise før det skjer.
Føl deg mer forberedt
Når du planlegger hva som kan skje, er du mer psykologisk forberedt på å håndtere det uventede. Med ingen plan på plass, må du tenke på hvilke skritt du skal ta første, andre og tredje for å minimere skade fra katastrofale hendelser. Med en beredskapsplan er disse grunnleggende dokumentene allerede dokumentert, slik at tankene dine er klare for å takle bekymringer på høyere nivå. Når du vet at du har gjort alt du kan gjøre for å håndtere en dårlig situasjon, kan du nærme problemer med en rolig, selvsikker holdning.
