Mange organisasjoner planlegger ansatte til å jobbe 24-7, 365 dager i året for å møte arbeidsbehov og å yte et høyere servicenivå enn konkurrenter. Effektiv planlegging av medarbeiderne for å dekke disse skiftene krever balansering av forventet etterspørsel, ønsket servicenivå, tilgjengelighet for ansatte og kostnader. Siden lønn og ytelser ofte er de største linjepostene innenfor et avdelingsbudsjett, har nøyaktigheten av planlegging en direkte innvirkning på bunnlinjen. Mange bedrifter er avhengige av planleggingsprogramvare, også kalt personalstyringspakker, for å bistå med denne viktige oppgaven.
Elementer du trenger
-
Produktivitetsrapporter
-
Regnearkprogramvare
-
Arbeidsstyringsprogramvare (valgfritt, men anbefalt)
Slik planlegger du ansatte 24-7
Forstå forretningsoppgaver som krever bemanningstäcking, for eksempel å svare på innkommende salgssamtaler, svare på kundens e-post eller angi faksbestillinger. Gjenkjenne målene for forretningsmål, beregninger og kundeservicenivå for hver oppgave. Bestem gjennomsnittlig tid som kreves for å fullføre hver oppgave effektivt. Identifiser eventuelle faktorer som kan påvirke personell produktiviteten positivt eller negativt.
Bestem hvem som skal fullføre arbeidet (for eksempel representanter, ledere) og på hvilke forretningssteder. Hvis det er flere arbeidssteder, finn ut om det er tidszoner forskjeller. Vurder din blanding av deltids- og heltidsansatte.
Bli kjent med eventuelle selskapspolitikker eller lovbestemmelser som kan påvirke dine planleggingsbeslutninger. Søk innspill fra din personalavdeling.
Forventet forretningsbehov ved bruk av data, rapporter og prognoser. Analyser historisk arbeidsvolum for samme tidsperioder.Vurder fremtidige etterspørselsfluktuasjoner for sesongmessige forhold, produktendringer, annonsering, markedsforhold, næringsvekst eller nedgang, og andre relevante faktorer. Identifiser det totale volumet av arbeidet som forventes, fordelt etter tidsintervaller som måned, uke, dag og time. Ved å skape en svært detaljert, etterspørselsprognose kan du presisere mer nøyaktig bemanning.
Prognosemessige bemanningsavvik, som er de timene som ansatte vil være utilgjengelige for å fullføre arbeidsoppgaver. Unntak inkluderer syktid, ferie tid, pauser, møter og opplæring. Gå gjennom historisk informasjon og opprett forutsetninger om fremtidig unntakstid.
Opprett en bemanning, "hva om" modell ved hjelp av arbeidsstyrkehåndtering (WFM) -programvare eller Microsoft Excel. Inputene skal inneholde oppgaver, produktivitet, forventet arbeidsbelastning og unntaksprognoser. Utgangene vil inkludere de projiserte kundeservicenivåene, bemanning og skiftdesign. Test annen bemanning modeller.
Fullfør bemannings- / etterspørselsmodellen, og opprett deretter en plan for å dekke de nødvendige skiftene. Planlegg både frontlinjeansatte og ledende ansatte. Mange bedrifter tillater ansatte med mest anciennitet og den beste jobbprestasjonen å velge ønsket skift.
Kontinuerlig overvåke og tilpasse tidsplaner, basert på endrede forretningsbehov.
Tips
-
Mange arbeidsgivere tilbyr incitamenter for ansatte som jobber med mindre ønskelige skift, betalt i timelønnen eller som en bonus.
Siden arbeidsvolumet svinger, er det vanlig å planlegge nok ansatte til å håndtere de travleste eller høyeste timene innenfor et bestemt skifte, og deretter bruke mindre opptatte tider for trening eller pauser.
Advarsel
Selv om stadig skiftende skift og tidsplaner stemmer overens med bedriftens behov, kan for mange endringer negativt påvirke ansattes moral. De fleste ansatte foretrekker konsistente tidsplaner.
