Bedriftseiere som ansetter ansatte på frilans eller kontraktsbasis, kreves å sende Internal Revenue Service en Form 1099-MISC for hver person som tjener minst $ 600 i skatteåret. De typer ansatte som skal motta disse skjemaene inkluderer alle ansatte som ikke er heltidsansatte, men som kompenseres for sitt arbeid.
Arbeidsgivere må sende 1099-MISC-skjemaer til sine kontraktansatte og til IRS. Fristen for å sende skjema til ansatte er 31. januar, og fristen for å sende kopier av 1099 skjemaene til IRS er i slutten av februar. IRS har straffer for arbeidsgivere som savner disse frister.
Innhenting av medarbeiderinformasjon: Fyll ut W9
Når du ansetter en frilans eller kontraktsarbeider, samles grunnleggende skatteinformasjon ved hjelp av en W9-skjema som er tilgjengelig fra IRS. Skjemaet spør entreprenørens navn og navn på virksomheten dersom det er annerledes, deres personnummer eller skatteidentifikasjonsnummer. W9 ber også arbeideren om å signere skjemaet for å bekrefte at de er unntatt fra reserveavgift. De fleste ansatte er fritatt, men hvis de ikke er det, er det selskapets ansvar å holde inntektsskatt fra entreprenørens lønn til fast pris og sende den til IRS.
Sende ut 1099 skjemaer uten et personnummer
IRS sier at hver person som kreves for å sende inn en inntektsskatt, kreves for å levere sitt personnummer eller skattebetalers identifikasjonsnummer til arbeidsgiveren. Hvis entreprenøren eller frilansearbeideren ikke fylte ut en W9-skjema og du ikke kan hente den informasjonen før innleveringsfristen, kan du sende en 1099-skjema til entreprenøren og IRS uten den. Imidlertid bør du være oppmerksom på at IRS vil belaste deg en straff for å sende inn en ufullstendig form, med mindre du kan vise at det var en rimelig årsak til å utelukke personnummeret eller personnummeret. Du må også kunne vise at du handlet på en ansvarlig måte og tok tiltak for å unngå utelatelse av denne informasjonen, for eksempel ved å skrive entreprenøren for å be om denne informasjonen. Manglende arbeidstakerens tilbakebetaling av en fullført W9-skjema anses vanligvis for begrunnelse for unntak.
Slik arkiverer du en korrigert 1099 som inkluderer SSN
Når du har personnummer eller skatteidentifikasjonsnummer, må du fylle ut en korrigert 1099-MISC og legge til en 'X' i boksen 'Korrigert' øverst i skjemaet. Fyll ut skjemaet som legger til korrigert informasjon og personnummer. Du må også skrive et brev til IRS som forklarer at personnummeret manglet sammen med ditt eget skatteidentifikasjonsnummer.
