IRS definerer reglene for utstedelse av 1099 skjemaer til personer som din småbedrift betaler for tjenester, arbeid eller royalties. Disse reglene gjelder bare for bedrifter, ikke personer. IRS krever at forskjellige 1099er brukes i bestemte situasjoner. For eksempel refererer 1099-R til inntekt betalt av pensjonsprogrammer, mens 1099-MISC dekker en rekke ulike betalinger du har gjort til noen på dollargrenser fastsatt av IRS i et kalenderår.
W-9-skjemaet
Før du kan sende ut IRS Form 1099-MISC, må du ha personnummer eller skatteidentifikasjonsnummer og adressen til personen du planlegger å betale i løpet av et kalenderår. Fra IRS-nettstedet, last ned den nyeste W-9-skjemaet, Request for Taxpayer Identification Number, og mail eller gi det til leverandøren, leverandøren, advokat eller frilanseren som du planlegger å betale i kalenderåret. De må fylle ut det og returnere det til deg slik at du har riktig informasjon for å fylle ut 1099-MISC-skjemaene riktig.
IRS 1099-MISC skjemaer
For personer som ikke er ansatte, men som har fullført arbeid for deg eller til hvem du har betalt penger, gir IRS 1099 diverse form dem og IRS-informasjonen om totalbeløpet i kalenderåret. Du må sende disse informasjonsskjemaene til de du har betalt innen 31. januar hvert år, og arkiver kopier med regjeringen innen bestemte datoer i mars, som kan endres hvert år, basert på om du sender elektronisk eller post i papirformularer. Du må bruke 1099 skjemaer som er utpekt og godkjent av IRS tilgjengelig fra papirvarer eller kontorrekvisita butikker, eller følger prosedyrene for arkivering elektronisk. IRS kan straffe virksomheten din fordi du ikke har lastet inn 1099-MISC-skjemaer.
Spesifikke betalingsbeløp
IRS krever at du sender 1099-MISC skjemaer til hver person som du har gjort meglerinnbetalinger i stedet for utbytte, skattefrie renter eller royalties i et kalenderår på $ 10 eller mer. Enhver brutto fortjeneste til en advokat på $ 600 eller mer krever en 1099-MISC bli sendt til advokat og arkivert med IRS. Og du må sende 1099-MISC til alle som du har betalt $ 600 eller mer i løpet av et kalenderår for frilans, kontraktsarbeid eller tjenester - inkludert forsyninger, materialer og deler - priser, priser og andre innbetalinger og arkiver den med IRS innen frister.
Fiske, Estates og Partnerskap
IRS krever også at du fyller ut og sender 1099-MISC-skjemaer til alle som du gjør medisinske og helseprovisjoner på $ 600 eller mer i løpet av kalenderåret, avkastningsforsikring eller kontant betalt fra en "fiktiv hovedkontrakt" til en eiendom, partnerskap eller individ. Dette inkluderer også utbetalinger på $ 600 eller mer for fisk og annet vannliv til de som er involvert i å fange fisk som en bedrift eller en handel, og går ut av fiskebåtaktiviteter. Bruk også 1099-MISC-skjemaet til å rapportere minst $ 5000 i direkte salg til en uavhengig kjøper eller grossist som ikke har en permanent butikk for forbrukerprodukter han selger. Den 1099 må også inkludere eventuelle føderale inntektsskattbeløp som holdes under reservekrav.
S og C-selskaper
Når du driver en bedrift, kan det virke forvirrende mot hvem du må sende disse 1099-MISC-skjemaene, men de dobler som sikkerhetskopiering for bedriftens utgifter. I utgangspunktet har alle entreprenører du har betalt, grossister, konsulenter, veiledere og inspektører, bokførere, regnskapsførere og advokater alle fått en 1099-MISC-skjema fra din virksomhet. Dette inkluderer også eiendomsforvaltere, utleiere fra hvem du leier forretningsområder, assistenter, webutviklere eller grafikere. Du trenger ikke å sende disse skjemaene til statlig lisensierte S- eller C-selskaper, men du må sende dem til advokater for gebyrer eller inntekter, medisinske og helsestellende fasiliteter, som for narkotikaundersøkelser eller ansettelseseksaminer og selskaper med begrenset ansvar, partnerskap eller folk som "gjør forretninger som" virksomhetsregistreringer.
