Mens raske e-post og telefonsamtaler er tilstrekkelig for mange forretningsformål, er det fortsatt noen ting som må håndteres med varighet og profesjonalitet i et brev. Ulike situasjoner krever forskjellige bokstaver, og mens det er mange forskjellige grunner, kan du finne deg selv å måtte skrive et profesjonelt brev. Det kan være nyttig å gjøre deg kjent med noen av de vanligste typer forretningsbrev på forhånd.
1. Bestill plasseringsbrev
Som navnet antyder, skrives et ordrebrev for å bestille vare. Disse bokstavene er svært vanlige, men de er også veldig formelle og bør skrives på en veldig presis og spesifikk måte. Derfor kan det være nyttig å slå opp en mal for disse bokstavene før du skriver en.
2. Innledende salgsbrev
Når du ønsker å selge produkter til en ny kunde, må du presentere deg selv. Dette ligner på samme måte som du vil introdusere deg selv til noen på en fest siden du vil gjøre et godt førsteinntrykk i begge situasjoner. Du vil vise målkunden hvilke produkter eller tjenester du tilbyr, hvordan disse kan hjelpe dem og hva som gjør virksomheten din annerledes enn andre.
3. Sirkulære brev kunngjøringer
En sirkulær er så navngitt fordi den sirkuleres til et stort publikum. Med andre ord, mens de fleste brev er privat korrespondanse mellom to eller flere parter, distribueres et rundskriv til store grupper samtidig. Fordi disse er ment for mange lesere, bør de skrives for målgruppen din. Husk å også holde dem generiske nok til å appellere til alle som mottar dem.
4. Bekreftelsesbrev
Disse brevene sendes bare for å bekrefte at firmaet har mottatt et forretningsdokument eller en pakke. De fungerer hovedsakelig som kvittering og skal sendes så snart varen ble mottatt.
5. Oppfølgingsbrev
Oppfølgingsbrev kan sendes etter mange typer korrespondanse. En jobbsøker kan sende oppfølging etter et intervju. En selger kan sende en en uke eller to etter å ha sendt et innledende salgsbrev. De kan bli sendt etter et møte for å gjenta avtalene fra begge parter. I hovedsak tjener disse bare til å minne mottakeren av en tidligere kommunikasjon og å kreve fremgang i neste trinn i forholdet eller prosjektet.
6. Kundeservice Apology Letters
I forretningsverdenen går det ofte feil. Hvorvidt det var ditt selskaps feil og om det kunne vært blitt forhindret, kan et unnskyldningsbrev gå langt i å reparere et forhold med en forurenset kunde. Disse brevene passerer ofte gjennom juridisk avdeling for å sikre at selskapet ikke utsetter seg for juridisk ansvar.
7. Brev av interesse
Mens interessetilkendegivelser oftest brukes av arbeidssøkere som gir arbeidsgiverne melding om sin interesse i en stilling hos selskapet, kan de også brukes til å uttrykke at bedriften din er interessert i å jobbe med et bestemt prosjekt med en annen bedrift eller ideell organisasjon.
8. Letters of Condolence
Enten du sørger for tap av en ansatt, en rival, en partner eller noen andre i din profesjonelle sirkel, er kondolasjonsbrev ikke lett å skrive, men kan være en berørende gest for de som mest påvirkes av døden.
9. In-Office Memorandums
Selv om notater ofte er uformelle, er denne interne kommunikasjonen som forretningsbrev fra en ansatt til en annen. Notater kan skrives på nesten ethvert emne, alt fra dress code tillegg til alvorlige ansattes overtredelser.
10. Bekreftelsesbrev
Mens det alltid er hyggelig å anbefale en ansatt som går utover, bør disse være reservert for virkelig bemerkelsesverdige handlinger, jo oftere blir de doled ut, jo mindre betyr de for de som mottar dem.
