Hvis du sender et forretningsbrev med hardt kopi, er du sikreste hvis du holder deg til et standard, tradisjonelt format. Purdue University foreslår at du starter med ditt eget navn og adresse - med mindre det er i brevpapiret - og deretter datoen under. Under det, skriv mottakerens navn og adresse, og deretter hilsen. Hvis du sender mange bokstaver, kan du spare tid ved å sette opp en mal i datamaskinen.
Sjekk dine fakta
Du vil ikke vinne kunder eller påvirke folk hvis du får de grunnleggende faktaene feil. Emily Post Institute sier at du bør være sikker på mottakerens navn og adresse, og det eksakte navnet på virksomheten sin, før du sender fra brevet. Hvis mottakerens navn er kjønnsnøytral, som Pat eller Sam, finn ut, om du kan, om du skriver til en mann eller kvinne. Når du skriver brevet, korrekturleser for å bekrefte at du stavet alt riktig.
Skriver til Strangers
Hvis du skriver til noen du ikke kjenner godt, for eksempel en potensiell kunde, hold ting formell ved hjelp av Ms, Mr. eller Dr., etter behov. Hvis du ikke kjenner kjønet, kan du spille det trygt med "Kjære Pat Smith." Hvis alt du har er en tittel som salgsdirektør, er "Kjære salgsdirektør" akseptabelt. Men magasinet i Inc. sier at hvis du kan finne ut riktig navn, er det å foretrekke. Hvis det er noen du har møtt, kan "Kjære Pat" være akseptabelt - det er en domkall du må gjøre.
Hold det kortfattet
Når du skriver et forretningsbrev, hold det kortfattet. Hvis du har noen tilkobling - du møtte i Chamber of Commerce, anbefalte en kollega henne - det kan hende du vil ta med det, Xerox notater på sin hjemmeside. Så kom til poenget med brevet, som skal være det som er i det for mottakeren. Hvis det er et salgsbrev, for eksempel, vil du gi opp fordelene med å kjøpe fra deg. Ikke nærk det som en e-postblast, skjønt - selv om du sender ut et dusin lignende bokstaver, gjør det så enkelt som mulig.
Velg ord forsiktig
Hvis du skriver til noen i ditt firma, kan ditt valg av hilsen ikke bare avhenge av om du har møtt henne, men om det er din veileder, administrerende direktør eller en av dine underordnede. Offentlige verdenskonsulentfirmaet sier at du bør velge ordene nøye for å unngå at noe kommer tilbake for å skade din karriere. Selv om du diskuterer et problem eller sender et varselbrev, behold en moderat, høflig tone - skriv ikke når du er sint.Anta at det du sier ikke vil bli holdt privat, fordi det ofte ikke vil.
