Enten du er tilknyttet en skole, en organisasjon eller en bedrift, kan du bli kontaktet av leverandører som ber deg om å bruke leverandørens tjenester eller produkter. Hvis du ikke er interessert i hva de må selge, har du et bedre tilbud fra en annen leverandør som selger et lignende produkt eller en tjeneste, eller hvis du ikke er interessert på dette tidspunktet, men ønsker å revurdere tilbudet i fremtiden, vil du bør følge noen grunnleggende trinn når du kommuniserer til en leverandør som du ikke er interessert i tilbudet.
Format ditt brev
Formater brevet ditt i formell forretningsbrevstil. Dette betyr at all skriving vil være justert til venstre, enkeltavstand, med en full tom linje mellom hvert element og et avsnitt. Bruk av firmaets brevhode er foretrukket.
Ta med returadressen din. Den første linjen i brevet ditt vil være din gateadresse. Den andre linjen vil inneholde by, stat og postnummer. Hvis du bruker firmaets brevhode med angitt returadresse, kan dette trinnet hoppes over.
Identifiser datoen du skriver brevet etter returadresse. For å være tro mot profesjonell forretningsbrev format, bør du skrive datoen slik at dagen er først, da måneden og til slutt året. Ingen komma er nødvendig i dette datingsformatet. Legg igjen en full tom linje etter dagens dato.
Identifiser hvem det er du sender ditt brev til. Denne seksjonen består av fem linjer. Den første linjen inneholder mottakerens fulle navn; Den andre linjen identifiserer tittelen hans (for eksempel Manager); den tredje linjen identifiserer selskapet den enkelte arbeider for; den fjerde linjen inneholder gateadressen; og den femte og siste linjen inneholder by, stat og postnummer.
Åpne og lukk brevet ditt riktig. Den mest aksepterte hilsen begynner med "Kjære", da mottakerens navn i formelt format (Mr. John Smith, Fru Sally Walker) etterfulgt av et kolon. Den mest aksepterte lukkingen er "Vennlig hilsen" etterfulgt av et komma og tre tomme linjer der du vil skrive din signatur. Følg signaturen din med ditt skrevet navn, din posisjon og din bedrift.
Skriv ditt brev
Forklar at du har lest deres forslag, men velg å passere på dette tidspunktet.
Gi en forklaring på hvorfor du ikke er interessert, enten det er timing, nåværende behov eller kostnad. Hvis leverandøren vet hvorfor du ikke er interessert i denne tiden, kan de muligens imøtekomme et annet forslag som bedre passer dine behov.
Takk selgeren for å utarbeide et forslag. Angi når du vil høre fra ham igjen, hvis du er så interessert.
Advarsel
Ikke gjør noen forpliktelser i brevet, da disse kan anses som juridisk bindende.
