Hilsen til et forretningsbrev er noe leseren vil se før han leser resten av brevet. En dårlig skrevet hilsen kan fornærme leseren og sette en dårlig tone for resten av brevet. Vanligvis bør du ta en formell og respektfylt tilnærming når du utarbeider en bedriftsskrivelse. Hvis du er usikker, er det alltid hensiktsmessig å adressere noen etter tittel og etternavn. Det kan imidlertid være tilfeller hvor fornavne kan brukes i forretningsbrev.
Tommelfingerregel
Generelt adresseres folk etter tittel og etternavn i bedriftskorrespondanse. Dette er den mest formelle og tradisjonelle måten å adressere et forretningsbrev på, inkludert forretningsbrev via e-post. Det er imidlertid akseptabelt å bruke et fornavn i noen tilfeller. Uansett hvordan du velger å adressere en person i bedriftsbrevet, brukes et kolon typisk etter enhver hilsen.
Familiær
Hvis du er på fornavn med personen du adresserer brevet til, er det generelt akseptabelt å adressere personen ved hans fornavn i brevet ditt også. I tillegg kan du ta tegn fra tidligere korrespondanse fra bedriftskontakten for å finne ut om du kan bruke et fornavn eller ikke. For eksempel er det akseptabelt å adressere en person ved fornavn i forretningsbrev hvis han har sendt korrespondanse til deg og signert den ved å bruke fornavnet. Dette er en indikasjon på at du kan bruke en mer uformell tilnærming.
Tvetydige navn
Når du skriver til noen du aldri har møtt og fornavnet er tvetydig, som Pat, Leslie eller Chris, kan du adressere forretningsbristen med for- og etternavn for å unngå å bruke en kjønnspesifikk tittel feil. Andre kjønnsnutrale hilsener kan brukes i stedet for å unngå navnet helt, for eksempel "Til hvem det kan bekymre seg" eller "Kjære herre eller fru."
Når du ikke bruker første navn
Et forretningsbrev som er formelt eller juridisk, bør alltid adresseres av tittel og etternavn, uavhengig av kjennskap til leseren. Når man adresserer kvinner, bør forfatteren aldri påta seg sivilstatus; den nøytrale begrepet "Ms" bør brukes med mindre kvinnene har spesifikt antydet at hun foretrekker "Mrs." ved å bruke det i sin egen korrespondanse eller ved å fortelle deg. Hvis personen har en profesjonell tittel, for eksempel "Dr.", er det alltid best å bruke denne tittelen.
