En kunnskapsbase, ligner en wiki, er en administrert samling av brukerinnleverte artikler og informasjon. Et kunnskapsbasert arkiv er vanligvis dedikert til et bestemt program eller en prosess, og informasjon kan sendes av utviklere, teknisk supportpersonell eller sluttbrukere. Den kunnskapsbaserte demokratiske naturen gjør det mulig å vokse organisk og raskt, men gjør også informasjonen vanskelig å vedlikeholde og i verste fall ubrukelig.
Dynamisk samtale
Den største fordelen med en kunnskapsbase er at det tillater en rekke brukere å bidra til kunnskapsbaserte resultater i levende dokumentasjon og generere en dynamisk, relevant samtale. Også fordi de inkluderer bidrag fra utvikling, teknisk support og sluttbrukere, kan de som foretar undersøkelser på Internett utforske det samme problemet fra flere forskjellige synspunkter, muligens føre dem til en løsning som de ikke ville ha vurdert på egen hånd.
Inkonsekvente dokumenter
De ulike skriftstiler og kunnskapsnivåer av bidragsytere resulterer ofte i et uensartet, ikke-standardisert dokument, som er en av de største ulempene med en kunnskapsbase. Redundans blir regelen i stedet for unntaket, og de samme feilene kan legges til kunnskapsbasen flere ganger over. Dedikert vedlikehold er derfor nødvendig.
Også fordi en kunnskapsbase starter som en tom database, er det ikke hensiktsmessig å bruke som en primær kilde til dokumentasjon for noe nytt produkt eller en prosess. En kunnskapsbase krever tid å bygge som scenarier og problemer blir funnet, løst og dokumentert.
Prominence of Information
Den kunnskapsbaserte demokratiske, organiske naturen betyr at den viktigste informasjonen sannsynligvis vil gjøre seg kjent, mens den mindre viktige informasjonen blir begravet, og gir kunnskapsbaser en naturlig sorteringsfunksjon. Hvis dårlig skrevet eller feil informasjon er sendt, kan andre brukere begrave den ved å erstatte den med bedre informasjon eller kan flagge den for sletting / gjennomgang av en administrator.
Arkivert dokumentasjon
Gamle artikler igjen i kunnskapsbasen gir et automatisk arkiv av dokumentasjon for eldre versjoner av produktet eller prosessen. Det naturdannende arkivet er en fordel med kunnskapsbaser. Etter hvert som nye versjoner av produktet eller prosessen er opprettet, kan kunnskapsbasen omorganiseres eller startes på nytt for å arkivere den gamle informasjonen samtidig som den nyeste informasjonen fremheves.
Solutions
Dedikert personell må utnevnes for å tilbringe noen timer i uken, og søker kunnskapsbasen for overflødige, utdaterte eller unøyaktige vedtak og sletter dem etter behov. De skal være opplært i bruk av kunnskapsbasen og vite hvordan de skal søkes effektivt, slik at de kan avgjøre om en artikkel allerede eksisterer før de bidrar med en duplikat.
