Hver transaksjon som oppstår i en organisasjon krever at regnskapsavdelingen vurderer sin økonomiske innvirkning. Revisor må registrere hver transaksjon med en finansiell innvirkning i regnskapet. Mange selskaper utsteder debet- og kredittkort til ansatte for å redusere kostnadene de betaler. I stedet for å refundere ansatte, betaler selskapet enten kredittkortregningen eller justerer registreringene for debettransaksjonen. Regnskapspostene varierer avhengig av om arbeidstakeren brukte et debet- eller kredittkort.
Debetkorttransaksjon
Bankene utsteder debetkort til bedriftsansatte for å redusere antall sjekker selskapet trenger å skrive ut. En debetkorttransaksjon fjerner kontanter fra selskapets bankkonto når transaksjonen skjer. Medarbeider bruker et debetkort på samme måte som han bruker et kredittkort ved kjøp. Banken mottar en elektronisk varsel om transaksjonen og overfører pengene til selgeren for å betale for transaksjonen.
Debetkortregnskap
Når en ansatt foretar en transaksjon ved bruk av debetkort, må selskapets regnskapsfører oppdatere regnskapet. Revisor kontakter medarbeideren for å avgjøre hva transaksjonen var for. Revisor bruker denne informasjonen til å bestemme hvilken utgiftskonto som skal brukes i regnskapsposten. Revisor øker kostnadskontoen og reduserer kontanter.
Kredittkorttransaksjon
Bankene utsteder kredittkort til bedriftsansatte for å redusere antall kostnadsrapporter sendt av ansatte. En kredittkorttransaksjon skaper en forpliktelse for selskapet som krever at selskapet skal betale banken ved utgangen av perioden. Ansatte bruker et kredittkort når de foretar kjøp online, via telefon eller personlig. Banken mottar en elektronisk varsel om transaksjonen. Ved utgangen av perioden legger banken til alle transaksjonene og sender en regning til selskapet.
Kredittkortregnskap
Når en ansatt gjør en transaksjon ved hjelp av kredittkortet, holder hun kvitteringen og skriver en beskrivelse av transaksjonen på kvitteringen. Ved slutten av måneden sender hun inn alle kvitteringer til selskapets regnskapsfører. Revisor sammenligner kvitteringene til fakturaen og sørger for at alle transaksjoner regnskapsføres. Revisor bruker kvitteringene for å fastslå hvilken utgiftskonto som skal brukes i regnskapsposten. Revisor øker kostnadskontoen og reduserer kontanter.
