Et nytt medarbeidsnotat tjener til å varsle personalet i organisasjonen om en nykommer. Send et slikt notat flere dager i forkant av den nye ansattes ankomst, og gi tilstrekkelig informasjon for å forberede personalet til å ønske den nye personen velkommen og bistå med sin glatte integrering i selskapet. Notatet kan sendes via e-post eller som en kopi.
Adresse notatet til alle medarbeiderne i organisasjonen. Selv personell som ikke vil jobbe direkte med personen, bør bli fortalt om den nye leien.
Innfør medarbeider etter navn og angitt startdato. Ta med litt bakgrunnsinformasjon, for eksempel hvor personen jobbet tidligere og i hvilken kapasitet. Hvis personen gjør et geografisk trekk for å ta jobben, kan det være nyttig å merke dette også.
Beskriv jobbtitel og ansvar som denne personen vil anta. Hvis personen erstatter noen som forlot, må du oppgi stillingen som fylles. Hvis det er en ny posisjon, forklar kort begrunnelsen og / eller prosessen som skapte posisjonen.Ta med personens kontaktinformasjon, for eksempel telefonnummer og e-postadresse.
Gi den personen som skal bistå med den nye medarbeiderens orientering. Avhengig av organisasjonen, kan denne rollen kalles mentor eller kompis. Oppfordre personalet til å hjelpe personen til å bli kjent med prosedyrer, fasiliteter og utstyr.
Invitér ansatte til å delta på et formelt velkomstmøte for den nye medarbeider dersom en er planlagt. Alternativt oppfordrer de ansatte til å introdusere seg kort tid etter at personen er kommet på jobben.
