Kontorutstyr er ofte en av de største kostnadene for enhver bedrift. Denne kostnaden er sammensatt av det faktum at utstyret vil bære ned eller bryte. Skrive et detaljert forslag som beskriver selskapets behov og offisielt ber om at utstyr skal kjøpes fra selskapets budsjett, er en måte å erstatte disse elementene på. Et skriftlig forslag gir flere ansatte mulighet til å holde seg oppdatert på selskapets behov og å ta beslutninger basert på viktig informasjon, for eksempel utstyrets kostnader og fordeler for selskapet.
Vurder behovet. De fleste selskaper har spesifiserte budsjetter som er endelige om hva de kan kjøpe, og når. Bestem selskapets sanne behov ved å studere hvert utstyr og spørre om det kan repareres, om det vil vare ytterligere seks måneder til et år, eller om det ville være dyrere å reparere kontra erstatte. Ethvert element som kan repareres eller som varer lengre tid, skal markeres ut av listen over nytt utstyr som er forespurt.
Bestem bedriftens gevinster. Hva vil selskapet spare hvis utstyret er erstattet nå? Hva vil det få? Hvis du erstatter en stasjonær skriver med en frittstående forretningskriver som kan skrive ut flere kopier på en brøkdel av tiden, opplist dette som en gevinst, ettersom tiden er lagret, er gunstig. Vær veldig klar og konsis i å forklare hva hvert stykke utstyr vil bringe til selskapet.
Forskning nytt utstyr. Kjenn og oppfør priser, spesifikasjoner, modelltyper, forhandlere og produsenter for hvert utstyr du ber om. Vet hvilke selgere som har varen til de laveste prisene, og som ligger nær din plassering eller har gratis frakt. Vet også eventuelle ulemper eller problemer som kan være forbundet med utstyret.
Skriv ditt grove utkast til forslaget, inkludert seksjoner for en introduksjon eller sammendrag, mål eller mål, bedriftens behov, bedrifts gevinster eller fordeler og kostnader. Det kan også være nyttig å liste en mulig tidslinje for innkjøp. Ikke alle deler av utstyret må kjøpes umiddelbart.
Skriv inn forslaget, legg merke til formatering. Sørg for at alle overskriftene har fet skrift og rett linje opp. Stavekontrollere arbeidet ditt med både datamaskinens stavekontrollverktøy og ved å lese selve forslaget. For å sikre at du ikke går glipp av noe, stiller du forslaget til side i flere timer eller dager, og leser deretter en gang til.
Advarsel
Behold dine forespørsler rimelig - hvis bedriften din ikke har behov for en stor industriell modell av utstyr, ikke list den.
Vær sannferdig i dine vurderinger av dagens utstyr. Leserne av forslaget ditt må kunne stole på dine meninger.
