En overbetaling til en ansatt er vanligvis et resultat av en lønnsberegningsfeil. Som arbeidsgiver kan det forekomme overbetaling hvis du betaler arbeidstaker flere timer eller lønn enn hun har rett til eller hvis du ikke gjør et obligatorisk eller frivillig fradrag. I begge tilfeller kan du fikse situasjonen.
Rådfør statlig lov
Øyeblikket du oppdager feilen, konsulter med den statlige arbeidsavdelingen for sine prosedyrer for å samle overbetalt lønn. Mange stater tillater deg å gjøre slike fradrag via lønnssikring. Avhengig av det skyldige beløpet kan du avstå fra å betale over en serie av lønnsslipp som engangsbeløp. Statlig lov begrenser vanligvis beløpet du kan holde tilbake innen en lønnsperiode. Merk at foruten obligatoriske fradrag kan staten ikke tillate deg å trekke fradrag fra en ansattes lønn uten hennes skriftlige samtykke. Videre kan staten forby deg at du trekker fradraget dersom det medfører at arbeidstakerens inntekt faller under den nødvendige minimumslønnen.
Tilbakebetalingsvarsling
Å samle tilbakebetaling via lønn fradrag kan være praktisk for den ansatte, spesielt hvis du har gjort feilen, og den ansatte har allerede brukt overbetalingen. Hvis du oppdager feilen kort tid etter at du har betalt medarbeiderne, og du forteller ham omgående, kan arbeidstaker muligens betale overbetalingen umiddelbart. Hvis du samler overbetalingen via lønnsfradrag, informerer arbeidstakeren om situasjonen skriftlig og ta med detaljer om overbetaling, for eksempel når overbetalingen skjedde, beløpet, når hver lønnsfradrag vil oppstå og fradraget beløper. Gi ansatt andre betalingsmetoder, for eksempel personlig sjekk, postanvisning eller kontanter. Hvis arbeidstakerens skriftlige samtykke er nødvendig for å få fradraget og ansatt nekter, kan du forsøke å gjenopprette overbetalingen ved å sende inn en rettssak i retten mot ansatt.
Lønnsjusteringer
Når du samler overbetalingen, må du også justere ansattes lønnsposter etter dette. For eksempel, hvis du overbetalt lønn med $ 200 for en bestemt lønnsperiode, gjør justeringen som negativ, så den blir tatt ut av ansattes årlige inntjening og hennes W-2 vil være riktig for skattemessige formål. Når du overbetalt arbeidstakeren, blir også skatter og fradrag knyttet til overbetalte beløp tatt ut av hennes lønn. Lønnsprogramvaren justerer automatisk ansattes lønnsposter når du angir overbetalingen som en negativ. Hvis du ikke bruker lønnsprogramvare, må du manuelt finne forskjellen mellom de opprinnelige fradragene og hva de burde vært. Forskjellen er den overbetalte fradragsbeløpet. Når du trekker overbetalt lønn fra arbeidstakers lønn, reduserer den hennes totale inntekt og justerer fradragene ved å redusere beløpene. Hvis overbetalingen skyldes et fradrag som ikke ble tatt i det hele tatt, må du justere fradraget så positivt at det trekkes fra hennes inntekt.
Arbeidsledighet Skatt Overbetaling
Du må betale føderal arbeidsledighetsskatt og statlig ledighetsskatt opp til et visst beløp hvert år på alle ansatte du betaler lønn til. Når du overbetaler en ansatt, og du ikke har møtt årslønnsgrensen, kan det føre til at du overpayer både føderal og statslig ledighetsskatt. I dette tilfellet rapportere føderal arbeidsledighetsskatt overbetaling til Internal Revenue Service og statlig ledighetsskatt overbetaling til administrerende statlig byrå, slik at du kan motta kreditt for overbetaling.
