Du trenger ikke et grønt kontor for å spare tid, energi og ressurser i virksomheten din. Sørg for at to personer får samme melding på den mest effektive måten ved å adressere begge i samme forretnings brev.
Når du har to adressater
Tenk deg at du har et intervju for drømmen din. Når du går inn på ansattets lederkontor, oppdager du at intervjuet ditt er med to ledere, ikke en. Å adressere bare ett post-intervju takkebrev til begge ledere er mye enklere enn å bygge to separate bokstaver. I dette tilfellet får begge ledende ledere samme melding - at du er interessert i jobben, og du setter pris på deres tid. I et annet tilfelle vil du kanskje adressere et forretningsbrev til to personer som befinner seg på forskjellige steder, og dette er helt akseptabelt, og til og med foretrukket når du vil formidle en identisk melding til begge adressatene.
Formatet
Formatet for forretningsbrevet til to personer er det samme som for en person. Topplinjen skal inneholde datoen, deretter er to linjer nede navnet ditt og returadressen. Hopp over to andre linjer og bruk en linje hver for adressatens navn og tittel, gateadresse og suite nummer, etterfulgt av byen, staten og ZIP. Når du legger til en annen person, start den andre adressatens opplysninger to linjer ned fra den første adressaten. Kontroller alltid stavemåten, tittelen og postadressen for hver adressat. Hvis du må, spør resepsjonisten om riktig informasjon. Mange bedrifter har spesifikke adresser som kan avvike fra selskapets fysiske plassering.
Den riktige ordren
Når du skriver et forretningsbrev til to personer, følg samme protokoll for forretningsinnføringer. Oppføring av adressatene er enkelt hvis du skriver til konsernsjefen og en avdelingsleder: Navn og postadresse for administrerende direktør bør listes først, basert på organisatorisk hierarki. Hvis du ikke kjenner sine respektive stillinger, oppgi navnene i alfabetisk rekkefølge, ved hjelp av personens etternavn.
Hilsen
Skrive et forretnings brev krever en formell tone, for eksempel "Kjære Mr Smith" eller "Kjære Ms Jones." Når du skriver til to menn, bruker du pluralformen til Mr., som er MRS. For eksempel, begynn brevet med "Kjære mr. Smith og Jackson." Se også tegnsetningen din. Et kolon etter hilsen er formell og et komma er uformelt. Selvfølgelig, hvis du er på fornavn med begge adressater, bruk "Kjære Sue og John," med et komma.
Med vennlig hilsen eller vennlig hilsen?
Lukkingen du velger for forretningsbrevet til to personer, kan også avhenge av forholdet du har med både og typen virksomhet. "Vennlig hilsen", og "Vennlig hilsen", er profesjonelle måter å lukke brevet på, men "Vennlig hilsen" er allment akseptert som en standard og riktig lukking. En felles militærstengning er "Veldig respektfullt", men hvis du skriver et post-intervju takkebrev, "Takk for din vurdering", legger du til en fin touch.
