Ikke-for-profit organisasjoner stole på in-kind donasjoner samt kontanter. Engasjere potensielle givere i et brev som er profesjonelt, men gjør en personlig forbindelse til mottakeren. Legg vekt på det gode arbeidet i organisasjonen og hvordan det vil bruke de etterspurte forsyningene. Fortell giveren hvordan du skal bidra.
Foreta en tilkobling
Forklar hvorfor din organisasjon er viktig for den potensielle giveren. En skole som trenger forsyninger for sine utdanningsprogrammer eller kjernefaglige akademiske programmer, bør søke donasjoner fra foreldre og venner på skolen. I brevet legger du vekt på denne linken. Påminn foreldrene om at de på skolen er forpliktet til å gi de beste mulighetene for utdanning for sine barn. Hvis du ber om lokale bedrifter, minnes de om at skolen er en del av samme samfunn, og en donasjon av forsyninger kan vise at virksomheten er forpliktet til sine kunder og deres familier.
Fremme arbeidet
Oppgi organisasjonens mandat og beskriv resultatene. Et lokalt dyrehjem kan inneholde et avsnitt som beskriver medisinske, bolig- og adopsjonsprogrammer det gir. Potensielle givere kjent med organisasjonen vil dra nytte av en påminnelse om hvorfor den spesielle veldedighet er verdig til en donasjon av forsyninger. Inkluder statistikk, for eksempel antall studenter som deltar i bestemte programmer eller antall hunder omsorg på årlig basis. Tall gir potensiell giver en ide om omfanget og suksessen til en organisasjon og gir et større incitament til å gi forsyninger for å hjelpe med årsaken.
Itemize forespørselen
Forbruksartikler er materielle elementer som må oppfylle et bestemt formål. Når du ber om rekvisita, hjelper det giveren å vite nøyaktig hva organisasjonen trenger og hvordan den skal brukes. En skole kan spesifisere at den trenger pensler for et kunstprogram, smocks for å beskytte studenteklær eller fargeblyanter. Et dyrs redning kan spesifikt spørre om bestemte merker av mat, håndklær, kjæledyrsenger, bånd og krager. Angi om du aksepterer brukte gjenstander eller at giverne skal gi nye forsyninger. Koble listen tilbake til organisasjonens oppdrag ved å for eksempel legge til at kunstprogrammet hjelper barn som trenger etterskolepleie eller at kjæledyrsengene tillater en mer komfortabel lystopplevelse for hjemløse kjæledyr.
Hvis listen din er fokusert på noen få elementer, kan du inkludere den som en punktpostliste i brevet. Hvis listen er lengre, inkludere den som et vedlegg. Hvis du inkluderer et vedlegg, direkte mottakere til vedlegget med et uttrykk som "vennligst se vår liste over mest nødvendige elementer på vedlagte liste."
Oppgi donasjonsprosedyren
La mottakeren vite hvordan du skal oppfylle din forespørsel om forsyninger. Brevet skal tydelig angi hvordan du skal donere, hvis organisasjonen gir en hentingstjeneste, hvordan giveren kan planlegge henting og utpekte datoer og tidspunkter. Hvis det er et avfallssted for forsyninger, ta med adresse, retninger og tider som giverne kan forlate forsyninger.
Fortell brevmottakeren når og hvordan du utsteder gaveinnkrevinger, hvis det er aktuelt. Organisasjoner som gir kvitteringer bør inkludere et skatteidentifikasjonsnummer.
