Et nummereringssystem for retningslinjer og prosedyrer hjelper brukere med å navigere gjennom en papirbasert eller elektronisk håndbok. Et standardisert system gir både en logisk organisasjon og sikrer at en bruker kan finne informasjon uten å måtte skanne hver side og overskrift. Avdelingsorganisasjon og et numerisk eller alfanumerisk nummereringssystem er enkle, men effektive måter å sikre at en policy eller prosedyre kun har en mulig plassering i håndboken.
Policyoppsett og sidetalering
Organiser policyer alfabetisk, inkludert hver som et eget kapittel, og nummer hvert kapittel ved hjelp av et sammensatt nummer, for eksempel 1.0 og 2.0. For eksempel, hvis HR-avdelingspolitikken tar i bruk kapittel fem, bruk "5.0 - Menneskelige ressurser" som kapitteloverskrift. Nummer sidene i hvert kapittel i sekvensiell rekkefølge, ikke i sekvensiell rekkefølge fra begynnelsen til slutten av håndboken.
Nummerering for prosedyrer
Opprett tall for prosedyrer ved å legge til kapittelnumre. For eksempel, hvis "5.0 - Human Resources" inneholder seks prosedyrer, nummer disse fra 5.1 til 5.6, og ta med navnet på hver prosedyre. Bruk innrykk, små bokstaver og små bokstaver for romlige tall for å identifisere trinn og under-trinn i hver prosedyre. For eksempel, hvis avslutningsprosedyrer opptar stilling 5.2, bruk bokstavene "a, b og c" for å identifisere trinnene i å avslutte en ansatt. Hvis noen av disse trinnene inkluderer under-trinn, identifiser disse ved hjelp av små bokstaver, så som "I, ii, iii."
Numbering System Overvejelser
Selv om et godt nummereringssystem gjør det mulig for revisjoner, er det ikke helt idiotsikkert med hensyn til tillegg. Hvis det er mulig, må du sette sammen håndboken og opprette nummereringssystemet først etter at du har fullført alle nødvendige retningslinjer og prosedyrer. Ellers trenger du enten å legge til nye retningslinjer i slutten av håndboken eller omnumre alt for å opprettholde alfabetisk rekkefølge.
