Et mindre kontorets leverandørgjeld er en gjeldskonto som består av gjeldsforpliktelser som må betales innen de neste 12 månedene. Det er viktig at dokumentene som støtter disse gjeldspostene er organisert slik at utbetalinger på disse forpliktelsene blir gjort til rett tid. Tidlig betaling av leverandørgjeld opprettholder organisasjonens kredittvurdering pluss sikrer gode og stabile forhold til kreditorer og leverandører.
Match mottatte fakturaer med innkjøpsordren og mottaks- eller tjenesteplanleggingsdokumentet. En gyldig og betalbar faktura eksisterer når en godkjent innkjøpsordre ble opprettet og varer på bestillingen ble mottatt eller tjenestene ble fullført. Opprett mapper etter leverandørnavn for å holde uovertruffen innkjøpsordre, motta dokumenter og annet støttepapir.
Arkiver betalningsdokumenter etter betalingsdato. Etter at fakturaene er matchet med dokumentasjon, kontroller forfallsdagen og angi en betalingsdato for fakturaen. Organiser fakturaene i mapper som representerer hver dag i måneden. Når du bestemmer betalingsdatoen for fakturaen, arkiver den den dagen. En trekkspill, som ikke bruker mye plass, kan brukes til å holde dokumentene organisert; hver kategori kan representere en dag i måneden. Hvis en trekkspill mappe er for liten, bør du vurdere å bruke hengende filer som gir mer plass til papirarbeid. Tilordne bare dagen i måneden til hver mappe eller fil; Når den nåværende måneden slutter, kan du gjenbruke disse filene for neste måned.
Inkluder i din daglige oversikt en gjennomgang av dagens betalingsfil. Hvis det er fakturaer innlevert under den dagen, utsted en betaling for fakturaen og merk den som betalt. Fakturaen bør notere betalingsdatoen, sjekknummeret eller transaksjons-IDen, hvis den er betalt elektronisk, beløpet som er betalt og identifikasjon av den som behandlet betalingen.
Fil betalt fakturaer i filer opprettet for hver leverandør eller kreditor. Leverandørens fil skal inneholde alle betalte fakturaer siden begynnelsen av regnskaps- eller 12-månedersperioden. Dokumentene i denne filen støtter betalingene som er gjort til leverandøren. Hvis et problem oppstår ved en betaling eller en leverandør krav ikke er mottatt, kan denne dokumentasjonen gi støtte når betalingen var fullført, og elementene som ble betalt eller ikke betalt.
