Den brede definisjonen av en "interessent" er enhver som er i stand til å påvirke eller bli påvirket av handlinger fra en gruppe eller organisasjon. Bedrifter og ikke-profitt betaler stor oppmerksomhet til interessenter, hvis holdninger og atferd kan bety forskjellen mellom suksess eller fiasko i et selskaps organisatoriske mandat. Kommunikasjon med interessenter er avgjørende for organisasjoner, men er ikke alltid enkelt eller effektivt gjort. For å begynne å identifisere viktige interessenter, så lage og formidle en melding og sørg for at den har den ønskede effekten.
Identifiser interessenter
Hver organisasjon eller enhet samhandler med andre, så teknisk sett kan alle som har samhandling med organisasjonen betraktes som en interessent. Det er imidlertid viktig å vurdere betydningen av hver interessentgruppe, når man utvikler et interessentkommunikasjonsprogram. I en tradisjonell organisasjon vil typisk interessentgrupper inkludere kunder, leverandører, ledelse, ansatte, entreprenører og underleverandører. I en ideell eller akademisk sammenheng kan interessentene bestå av borgere, studenter, folkevalgte, kommunale ledere og arbeidstakere, andre ideer, ansatte og ledelse.
Angi kommunikasjonsmål
Før du utvikler en meldingskampanje, er det viktig å klargjøre årsakene bak kommunikasjonen.Målet med kommunikasjonen er bare å informere interessenter om noen forestående handling eller beslutning, å involvere dem i et initiativ, å engasjere dem, eller for å hindre eller overvinne opposisjon? Hvis du prøver å bare informere eller øke bevisstheten, i stedet for å påvirke atferd eller påvirke oppfatninger, vil kommunikasjonsmetoden være svært forskjellig.
Utvikle en melding
Kommunikasjonen i seg selv må ta hensyn til publikum eller publikum så vel som målene for kommunikasjonen. For eksempel, hvis publikum inkluderer lokale forretningsfolk, og målet er å engasjere seg i et nytt initiativ, vil kommunikasjonen måtte adressere sine spesifikke bekymringer og vise en klar fordel for dem å delta i din sak. Hvis du bare prøver å øke bevisstheten om organisasjonen din i samfunnet eller markedet, kan kommunikasjonen være mer generell og rettet mot et bredere publikum.
Velg et kommunikasjonsformat
Måten som en melding kommuniserer på, kan variere fra personlige møter til massekommunikasjon. Hvis målet er å endre atferd, kan det være nødvendig med toveiskommunikasjon, som for eksempel person- eller telefonkontakt med interessenter. For generell, enveisinformasjon for å informere interessenter, aviser eller magasinannonser, flygeblad eller offentlig tjeneste kunngjøringer på fjernsyn eller radio kan være et passende valg.
Få tilbakemelding på effektivitet
Den ultimate testen for effektiviteten av kommunikasjon med interessenter er å få tilbakemelding fra interessentene selv. Gjennomfør forskning med alle relevante valgkretser for å avgjøre om ønskede meldinger har blitt mottatt og de ønskede resultatene oppnådd med kommunikasjonsarbeidet. Forskningen kan være i form av post-, internett- eller telefonintervjuer, hvilken som er mest effektiv når det gjelder å nå det aktuelle publikum.
