Beregning av kostnader på riktig måte er viktig fordi det bidrar til å gjøre riktig forpliktelse til dollar til en forretningsaktivitet. Prosessen tar litt erfaring, forskning, beslutningstaking og vurdering. Imidlertid vil ingen av disse elementene alene gi et godt kostnadsoverslag. Sammen, ledere og analytikere som utfører en kombinert utarbeidelse av kostnadsestimater, kan gjøre det med pålitelig nøyaktighet. I sin tur kan deres arbeid brukes til å ta økonomiske beslutninger som påvirker retningen av en organisasjon som går inn i fremtiden.
Nøyaktighet er kritisk
Jo bedre nøyaktigheten av et kostnadsoverslag, jo bedre er planlegging og beslutningsprosesser å forutsi og justere for fremtidig endring. Dette er kritisk når forretningsbeslutninger må gjøres på utdannede gjetninger hvor en dårlig beslutning kan ende opp med en alvorlig tap av fortjeneste. God kostnadsestimering bidrar også til å holde driftsmarginene nede ved å unngå unødvendige utgifter.
Problemer med unøyaktighet
Dårlige anslag koster en virksomhet på to måter. Å undervurdere utgifter til et prosjekt kan selvsagt skape en finansiell krise halvveis gjennom eller på et viktig tidspunkt, noe som kan sette prosjektets gjennomføring i fare. Utilstrekkelige ressurser eller arbeidsstøtte kan effektivt stenge et prosjekt ned, noe som gjør det dyrere å fullføre på grunn av forsinkelse. Alt denne uventede kostnadsøkningen reduserer eller eliminerer fortjeneste. Overestimering skaper fett i prosjektet med for mange ressurser. Verdifulle midler blir bortkastet på overforbruk, og reduserer igjen dollar som kunne ha blitt tilskrevet fortjeneste.
Holde på Schedule
Kostnadsberegningsnøyaktighet tvinger et forretningsprosjekt å holde seg på plan og på sporet. Spesielt med klientprosjekter, når et estimat er bekreftet, må virksomheten holde seg innenfor budsjettet hvis det ikke vil tape penger. Dette har en krusningseffekt på alle virksomhetenes aktiviteter som kommer inn på eller under budsjettet, samtidig som alle klientens mål oppfylles, inkludert tidsplan og levering.
God beslutningstaking
Gode forretningsbeslutninger er bare like gode som dataene de er basert på. Betydningen av nøyaktige kostnadsestimater blir betydelig når beslutninger som kan føre til endringer, oppstår. Investering av midler i nye retninger samt kostnadsbesparelse for besparelser er både avhengig av at kostnadsoverslagene er korrekte. De antatte tallene blir da bygd inn i forpliktelser, kontrakt, budsjetter, anskaffelser og regnskapsavdrag. Hvis dataene viser seg å være feil, må ytterligere nødendringer gjøres i løpet av det siste sekund for å kompensere. Unngåelse av en slik situasjon gjør at estimatene rett første gang er kritiske.
