Det er flere grunner til at en ansatt kan trenge bevis hun jobber for deg. Vanligvis er det fordi noen - en utleier, for eksempel - ønsker bekreftelse på at medarbeiderne har en jobb og en stabil inntekt. Utenlandske ansatte kan trenge verifikasjonsbrev for å få visum. Skrive brevet er ikke komplisert, så lenge du er forsiktig, ikke gi bort fortrolig informasjon.
Maler og skjemaer
Sjekk om din personalavdeling har en standardmal for bekreftelsesbokstaver. Det er en vanlig praksis, særlig hos større bedrifter. Malen gjør det raskere for forfatteren å fullføre, og HR trenger ikke å bekymre seg for at brevet sier noe galt. Hvis brevet skal kvalifisere arbeidstakeren for en eller annen form for statlig fordel, kan det aktuelle byrået ha en standardisert form. Det er opp til medarbeideren å ta med skjemaet, hvorpå du fyller ut det.
Hold det formelt
Et bekreftelsesbrev er ikke vennlig, og det er ikke kreativ skriving. Det er ren forretning, så send den ut på firmaets brevpapir, skrevet i standard forretningsformat. Tegn det som et annet forretningsbrev. En emnelinje - "Ansvarsbekreftelse for Jane Doe" - lar mottakeren kjenne emnet. Teksten er hvor du forteller mottakeren at Jane Doe faktisk jobber for deg, og hva hennes lønn er, om nødvendig. Når du skriver til innvandring, må du kanskje også ta med detaljer om hvor lenge hun har jobbet for deg og hva jobben sin er.
Følg reglene
Sjekk med HR-avdelingen, ikke bare om tilgjengelige maler, men hvilke prosedyrer det krever at du følger. Det kan være en selskapsregel, for eksempel at før du sender noen ansattes informasjon, må medarbeideren autorisere den skriftlig. Konfigurer brevet til de bare fakta du blir bedt om: Hvis brevet ikke ber om lønnsinformasjon, gi ikke noe. Unngå utmerkede kommentarer om en ansattes personlighet eller ytelse som kan komme tilbake for å bite deg.
Ting å se på
Bekreftelsesbrev lydrutin, men viktige beslutninger - får din ansatt en leilighet eller en forsikringspolicy? - kan hengsel på dem. Ikke bare kaste ut svar: Få fakta om arbeidsdager eller lønn fra firmaoppføringene før du legger dem på papir. (Proofles brevet før du sender det ut, eller har HR det. Mistyping $ 50,000 når din ansattes lønn er $ 60.000 kan påvirke om hun får leiligheten.
