Vellykkede rekordstyringssystemer lagrer arkiver og lagrer en organisasjonsmetode for opprettelse, vedlikehold, bruk og avhending av poster. Opprettelsen og kontinuerlig oppdatering av retningslinjer for rekordstyring er viktig for å opprettholde integriteten til systemet. Med retningslinjer for informasjonskrav, innskrivningsmetoder, lagringstider og sikkerhetskopiering, sikkerhetsforskrifter og nøyaktig rapportering, kan du opprette et effektivt system for rekordbehandling.
Informasjon
Utvikle retningslinjer for hvilken type informasjon din bedrift ønsker og trenger å lagre. Dette bør inkludere kontrakter, ansattes filer, inkorporeringsdokumenter, kundeoppføringer, regulatoriske data, økonomiske poster og annen relevant informasjon som er nødvendig av virksomheten. Kompilere denne listen ved å konsultere flere avdelinger for å sikre fullstendighet og overholdelse av ethvert funksjonelt behov. Gå gjennom den endelige listen med selskapets juridiske rådgiver for å bekrefte at informasjon som trengs for å møte juridiske forpliktelser, er inkludert i retningslinjene for oppbevaring av lagringsplass.
Inngangsmetoder
Utarbeide en metode for rekordinngang for hver opptakstype. Rekord kan legges inn manuelt, importeres fra komplementære systemer eller inngang gjennom et skanningssystem. Disse inngangsmetodene skal være pålitelige og sikre. For elektroniske utvekslinger, sett inn redundansekontroller som sikrer nøyaktige overføringer. For manuell innføring, start et system med kvalitetskontroller for å sikre nøyaktighet.
Oppbevaring
Tilordne lagringstidslinjer for hver type post som er inngått i systemet. Tidslinjer bør ta hensyn til juridiske forpliktelser, datasystembegrensninger og funksjonalitet. For sjeldent tilgjengelige poster, vurder et komplementært lagringssystem som gir sporadisk tilgang til poster. Disse postene kan komprimeres for å minimere lagringsbehov. Hvis du lagrer poster vekk fra ditt primære platesystem, kan ofte brukte poster bli trukket raskere. Retningslinjene for opptaksadministrasjon bør omfatte rutinemessige sikkerhetskopieringsprosedyrer og helst duplikat lagring av kritiske poster på stedet.
Sikkerhet
En grundig sikkerhetsplan er en viktig del av rekordhåndteringsplanen. Gruppeposter i sikkerhetsklassifiserbare grupper og tilordne sikker, passordbeskyttet tilgang til de riktige arbeidsgruppene. Denne sikkerhetsgranskningen bør også gjelde for den som har tilgang til inngangsdata, utføre vedlikehold og bruke eller ødelegge poster. Gjennomgå regelmessig sikkerhetsgodkjennelse for å sikre overholdelse av selskaps- og forskriftsforpliktelser. Innlemme sikkerhetsgodkjenning til nye arbeidstakerprosedyrer og avsluttede ansattes prosedyrer.
rapporter
Rutinemessig rapportering bør være en del av rekordstyringssystemet. Disse rapportene bør inneholde lister over brukere som har tilgang til sensitive data, eventuelle endringer i sikkerhetsgodkjenning, feilrapportering for ufullstendige poster og poster som er gjenstand for bortskaffelse. Legg til rapporter for eventuelle kritiske dataområder.
