Et regnskapsinformasjonssystem er typisk et datastyrt regnskapsprogram som holder rekord for et selskap. Informasjonen er inngått i systemet og systemet sporer og organiserer regnskapsinformasjonen. Regnskapsinformasjonssystemet brukes også til å gi detaljert informasjon om selskapet, herunder regnskap.
Forretningstransaksjoner
Et regnskapsinformasjonssystem er utformet for å registrere alle transaksjoner i en bedrift. En regnskapsmessig kontorist inngår alle forretningstransaksjoner i programmet og transaksjonene blir automatisk lagt opp på de tilsvarende kontoene. Dette er viktig fordi det er nødvendig med informasjon om tid, den kan finnes på datamaskinen og er organisert.
Kontoer betales
Et regnskapsinformasjonssystem gjør det mulig å foreta enklere innbetalinger på gjeld. Mange systemer er designet for å betale alle regninger på grunn av med et klikk på en knapp. En dato er valgt, og sjekker utføres automatisk for alle skyldige regninger. De fleste systemer tillater en kontorist å velge ut visse regninger hvis et selskap ikke er klar til å betale en bestemt regning.
Kundefordringer
Denne typen system tillater også enklere fakturering. Informasjon er registrert på systemet og en kontorist velger når man skal skrive ut regninger. Dette gjøres daglig, ukentlig eller månedlig, avhengig av virksomheten. Systemet genererer alle regninger effektivt og enkelt for kontorist.
Regnskap
Et regnskapsinformasjonssystem genererer alle finansielle rapporter uten at kontorist beregner noe. Datoene for rapportene blir lagt inn i systemet, og datamaskinen genererer rapporter for den aktuelle perioden. Dette kommer til nytte når en rapport fra en annen periode trengs umiddelbart. Systemet har evnen til å produsere rapporter for hvilken periode informasjonen ble registrert for.
Årsavslutning
Årsavslutning er ofte en kjedelig prosess for en regnskapsfører. En ujustert prøvebalanse opprettes, justeringer opprettes og registreres, en justert prøvebalanse beregnes, lukkede oppføringer blir gjort, og til slutt genereres en provisorisk balanse etter avslutning. Denne prosessen er komplisert og tidkrevende, men med et regnskapsinformasjonssystem, gjør datamaskinen det meste av arbeidet alene.
