Bedriftsrapporter handler om å formidle informasjon. Ikke bare noen informasjon, men viktig informasjon som fakta, tall og analyse av en situasjon. Hele rapporten er å gi et selskap den informasjonen den trenger for å ta store beslutninger og planlegge for fremtiden. Bedrifter kan forberede budsjetter, forretningsplaner, foreta annonseringsbeslutninger og mye mer basert på informasjonen i en rapport. Når det gjelder ulike forretningsrapporter, er formatering avgjørende for at rapporten blir gjenkjennelig og rask og enkel å lese uten å savne den viktigste informasjonen.
Analytiske rapporter
Analytiske rapporter er avgjørende når et selskap er i ferd med å ta avgjørende beslutninger. I slike tilfeller trenger ledelsen en analyse av selskapets situasjon. En analytisk rapport vil presentere relevante data med forklaringer og til og med konkludere status quo. For eksempel, når det gjelder kvartalsvis operasjonsanalyse, vil rapporten inkludere handlinger utført av ledergruppen, salgsinntekter og nettoresultat eller tap i kvartalet. Normal forretningsvirksomhet som skjedde i løpet av kvartalet analyseres og forklares i analyserapporten, og hjelper virksomheten til å foreta lydbeslutninger fremover.
Informasjonsrapporter
Informasjonsrapporter presenterer ikke-forutinntatte fakta uten å antage å forklare "whys" og "what ifs" av situasjonen. Hvis du trenger objektiv informasjon om noe, ber du om en informasjonsrapport. Hvis du vil vite om et selskaps struktur, som antall ansatte, avdelingene de jobber med, og hvilken rolle hver ansatt spiller i organisasjonen, er det nødvendig med en informasjonsrapport. Visningsrepporter, trening tilbakemeldingsrapporter og den raske oppdateringen du skriver til en avdelingshode, faller alle under kategorien informasjonsrapport.
Informasjonen kan presenteres på utallige måter, for eksempel et bord som viser ansattes navne, lønn og så videre, en graf eller et kakediagram. Du vil kanskje også ha en informasjonsrapport som beskriver bedriftens utgifter fordelt på ulike avdelinger og dekker ulike tidsrammer. Informasjonsrapporten representerer vanligvis en byggestein som går inn i å skape de andre, mer komplekse rapportformene som analytiske og forskningsrapporter.
Forskningsrapporter
Forskningsrapporter er de mest omfattende typene rapporter. De er vanligvis påkrevd når et selskap vurderer å gå inn i nye områder, for eksempel å tilby et nytt produkt eller gå inn i et nytt geografisk område. En forskningsrapport innebærer å gi et emne til et team av forskere eller spesialister og spørre dem om alle relevante detaljer og statistikk hentet fra en informasjonsrapport, etterfulgt av en grundig analyse av situasjonen i en analytisk rapport. Forskningsrapporten vil inkludere konklusjoner i saken i lys av tilgjengelige data samt enkelte alternativer. Som du ser, er en forskningsrapport en slags hybrid mellom en analytisk og en informasjonsrapport. Formålet er å hjelpe ledere i å ta store beslutninger. Som sådan er forskningsrapporter den mest komplekse og tidkrevende typen bedriftsrapporter for å forberede seg.
