"Jeg vil ha den rapporten på mitt skrivebord første ting mandag morgen!" Den irate sjefen skriker til hans rystede underordnede i filmer, TV-programmer, bøker og sannsynligvis mer enn noen virkelige forretningsmiljøer. I stedet for å bli skremt av ideen om å utarbeide en rapport, velkommen det som en mulighet til å vise frem arbeidet ditt. Bedriftsrapporter er viktige dokumenter fordi de forklarer ofte komplekse punkter, problemer eller forskning tydelig og konsistent. Rapporter oppgir oppmerksomhet fordi de er offisielle. Og siden du skriver rapporten, kommer du til å bestemme hva du skal sette inn.
Hva er en bedriftsrapport?
Et håndgripelig dokument. Businessdictionary.com definerer a rapportere som "et dokument som inneholder informasjon som er organisert i en fortellende, grafisk eller tabellform, utarbeidet ad hoc, periodisk, gjentakende, vanlig eller på grunnlag av kravet."
Det faktum at en bedriftsrapport bare er et dokument understreker dens betydning. Mens du kunne være på møtefora for å gi en rapport om eiendeler kjøpt i løpet av kvartalet, under og etter presentasjonen, vil du få forretningsrapporten til å referere til, og du kan også distribuere en kopi til de som er til stede. Husk de fryktede bokrapporter du måtte gjøre i skolen? Å lese boken var det første trinnet, da måtte du skrive en oversikt over hva du leser. Noen ganger måtte du til og med presentere rapporten til hele klassen. Men for å hjelpe deg, hadde du den konkrete rapporten i hånden for å referere til. Det er så viktig en rapport er.
Et øyeblikksbilde. En forretningsrapport er en samling av fakta og statistikker om et bestemt aspekt av en bedrift. Det er vanligvis et øyeblikksbilde, rapportering på en bestemt periode. For eksempel omfatter en årsrapport viktige økonomiske data og hendelser som gir et økonomisk øyeblikksbilde for det året, mens en kvartalsrapport dekker et bestemt kvartal av året.
De fleste rapporter, uavhengig av type eller formål, dekker en bestemt periode. Finansielle rapporter omfatter en bestemt periode. Et selskaps økonomi varierer fra år til år og fra måned til måned. Selv en rapport om tilgjengelige produkter er bare nøyaktig for et visst tidsvindu, da nye produkter blir introdusert og eldre blir avviklet.
Formell eller uformell. Avhengig av formålet og hvem som vil se det, kan rapporten være formell eller uformell. Formelle rapporter er de som vil bli sett og vurdert av sjefer, ledende ansatte, kunder, potensielle kunder eller investorer eller til og med offentligheten. Som alle rapporter, bør de være godt skrevet og presentert uten skrivefeil eller feilstavinger, lett å forstå og nøyaktig til krone.
Uformelle rapporter er ikke mindre viktige. Til ansatte som må fullføre sine kostnadsrapporter for å bli refundert, er de av største betydning. Vanligvis uformelle inneholder disse rapportene beskrivelser, datoer og dollarbeløp som er inngått i et firmanavn. Hvis ansatte ikke fullfører rapporten grundig og på tid, kan de ikke bli refundert for flybilletter, drosjer og klientmåltider de har betalt for på deres siste forretningsreise.
Rapporter etter andre navn. Mange, hvis ikke de fleste, rapporterer virksomheten ikke engang rapporter. De kan være uttalelser, for eksempel et resultatregnskap eller resultatregnskap eller andre regnskap som balanser. Eller de kan være budsjettoversikter eller salgsprognoser.
Grunner til å bruke virksomhetsrapporter
For å utarbeide en utmerket rapport, hjelper det å forstå hva rapporten skal brukes til.
Oppsummer. Rapporter hjelper til å forklare en komplisert ide, prosess eller selskapets økonomiske status på en klar og forståelig måte. Måneder med akkumulerte data, eller år med forskning, kan oppsummeres i en kort rapport. Selvfølgelig kan det ikke ha alle detaljer som ble avdekket i undersøkelsen, men rapporten vil gi de som leser rapporten en kort oversikt over forskningen eller dataene.
Forenkle. Folk som vil gjennomgå rapporten din, kan ikke ha tid, ønske eller ferdighet til å evaluere all data og forskning som ligger bak den. I alle fall har de egne arbeidsplasser å gjøre. Din rapport gir dem det de trenger å vite.
Avklare. Hvis 10 personer skulle lese og gjennomgå alle data og forskningsresultater du har samlet, ville de komme til en rekke forskjellige konklusjoner. Rapporten din sikrer at de alle fungerer fra samme utsiktspunkt fordi du gir dem alle de samme dataene.
Overtale. Si at firmaet ditt vil overtale investorer til å sette opp kapital til å finansiere en ny ide. Din rapport vil bli inkludert i forretningsplanen som deles med investorene. Andre tilknyttede selskaper vil utarbeide selskapets resultatregnskap og andre finansielle statusrapporter, men rapporten vil bli et salgsprosjekt som beskriver hvor selskapet tror de uutnyttede markedene er, og salget de kan gi. Regnskapet er viktig, men rapporten er den som kunne overbevise investorer om å gjette om bord, eller ikke.
Bevis et poeng. Virksomhetsrapporter brukes ofte når tøffe beslutninger må gjøres, for eksempel om å redusere, noe som kan innebære oppsigelser. Ingen ønsker å gå i den retningen, men når rapporten står foran dem, viser den jevne nedgangen i fortjenesten i forhold til utgifter som lønn, er det klart hva som må gjøres. Eller på den positive siden kan rapporter vise om selskapet er i posisjon til å utvide seg til spennende nye retninger.
Løse et problem. Du har vært i møter der diskusjoner om et problem går rundt og rundt uten å komme frem til en levedyktig løsning. Men hvis du deler rapportene dine på den store projeksjonsskjermen, ser alle på det samme problemet samtidig. Ser på et konkret dokument, med tabeller og grafer som viser hvor situasjonen virkelig står, lar alle å analysere det samme materialet sammen og komme frem til en løsning sammen.
Typer av virksomhetsrapporter
Det finnes et uendelig antall forretningsrapporter som kan skrives, spesielt siden du også kan skrive din egen tilpassede rapport og tittel den som du ønsker. Vanligvis faller virksomhetsrapporter i fire kategorier: forklarende, analytisk, fremgang og juridisk. Selvfølgelig kan og kan de overlappe. En fremdriftsrapport, for eksempel, kan også være forklarende. Men hovedformålet er å gi en oppdatering om en situasjon.
Forklarende rapporter. Noen virksomhetsrapporter er skrevet for å forklare en situasjon eller et emne slik at alle kan forstå det. Du kan skrive en forklarende rapport for å forklare forskning du har gjennomført, for eksempel. Hvis du bare presenterer et bord som viser resultatene av undersøkelsen, vil du naturligvis bli oversvømt med spørsmål om årsaken til forskningen, metodikken, utvalgsstørrelsene og mer. Så i stedet for bare en tabell med resultater, bør du begynne med å kortlegge årsaken til at du foretok undersøkelsen og hvordan du gikk om det, for eksempel ved å bruke telefon- eller postmeldinger, spore data over en tidsperiode eller hva metodikken din var. Deretter forklarer du resultatene av undersøkelsen din ved hjelp av et bord, diagram eller annen metode som gjør resultatene klare. Deretter oppsummerer du funnene i noen få setninger.
Analytiske rapporter . Denne typen rapport gir analyse, kanskje ved å sammenligne to situasjoner eller muligheter. I stedet for bare å forklare, gjør en analytisk rapport minst en del av analysen av funnene for leseren. Du kan bruke visuelle bilder i din analytiske rapport for å demonstrere poengene dine, som diagrammer eller datatabeller.
Fremdriftsrapporter. Som skolerapportkort viser fremdriftsrapporter hvordan ting går akkurat nå. De er ikke basert på fjell av forskning eller analyse; de er en oppdatering for folk som trenger en. Årsrapporter, regnskap som resultatregnskap og andre rapporter som er stillbilder av et tidspunkt, er fremdriftsrapporter.
Juridiske rapporter. Enhver rapport som selskapet er pålagt ved lov til å kompilere og legge inn, arkivere eller sende til en annen enhet, er en type juridisk rapport. Juridiske rapporter er også noen ganger fullført for å beskytte selskapet mot potensielle søksmål eller andre juridiske problemer. Hvis en rapport er utarbeidet for skatteformål, eller kreves av Securities and Exchange Commission, en domstol eller annen offisiell enhet, tilhører den den juridiske kategorien.
Eksempel på å skrive vanlige rapporter
Ifølge Purdue Universitys Online Writing Lab (OWL), har de fleste forretningsrapporter ikke et universelt format. Sjekk om firmaet ditt har et foretrukket format for rapporten du skriver. Hvis ikke, er du fri til å komponere det på en måte som passer best. OWL har imidlertid forslag som kan hjelpe deg med å sikre at du dekker alle basene og skriver den beste rapporten du kan.
- Hold det kort.
- Kjenn publikum og skriv til dem.
- Bruk overskrifter og uthev viktige punkter.
- Sett dine viktigste funn, argumenter eller poeng først.
- Bestem om å inkludere konklusjonene dine eller la det gå til leserne.
Innholdet i rapporten din vil variere avhengig av formål og målgruppe. For en intern rapport vet publikum allerede om selskapet, så du trenger ikke å fylle dem på disse detaljene. En offentlig rapport, men eller en med flere målgrupper, vil ha nytte av bakgrunnsinformasjon om selskapet.
Tittel / tittelside. Hver rapport trenger en klar tittel som forklarer hva den vil avsløre. Dette er ikke stedet å være smart; gjennomsiktighet er nøkkelen. For en kort eller uformell rapport vil en enkel tittel øverst på siden, etterfulgt av datoene, hvis det er aktuelt, gjøre det. For eksempel:
Sammendrag av inntekter og kostnader, første kvartal 2018
Formelle rapporter trenger en tittelside som inneholder tittel, dato og forfatter,, for eksempel:
Sammendrag av inntekter og kostnader
Første kvartal 2018
Forberedt av
(navnet ditt)
Hvis rapporten blir utarbeidet for en bestemt person eller gruppe, legger du til det etter navnet ditt, for eksempel:
Til
XYZ Company, Inc.
Introduksjon. Start med en kort historie eller relevant bakgrunnsinformasjon om selskapet, hvis du tror det er nødvendig. Forklar deretter hvorfor denne rapporten ble utarbeidet. Hvis rapporten presenterer forskningsresultater, forklar kort forskningsmetoden. For en kort rapport, bør dette være noen få setninger. En formell rapport kan inneholde en hel side. Noen formelle rapporter begynner med et sammendrag som gir en oversikt eller synopsis av rapporten slik at hvis dette er alt noen leser, vil de fortsatt forstå rapporten.
Innholdsfortegnelse. I en lang rapport, liste seksjoner og visualer med sidetall.
Kjerne av rapporten. Her er hvor du legger inn dine data, den viktigste eller mest avgjørende informasjonen i rapporten. Ta med bilder som diagrammer, diagrammer, tabeller eller grafer i stedet for tekst alene. Visuelle viser folk hva du vil at de skal vite, og de er interaktive, noe som holder leserne oppmerksom på. Tabeller, grafer og andre visuelle underordnede dokumenter er "bevis" av det du rapporterer. Start alltid med de viktigste dataene først.
Resultater. Denne delen er valgfri og avhenger av leserne dine.Vil du fortelle dem hvordan man skal tolke resultatene, eller la rapporten snakke for seg selv? ****
Konklusjoner. Formelle rapporter trenger en slutt som oppsummerer resultatene, om de var forventet eller kom som en overraskelse, og hvordan de vil påvirke fremtidige beslutninger.
Unntak. Årlige og kvartalsvise rapporter er eksempler som kan være mer kreative. Spesielt, hvis virksomheten kommer ut til allmennheten, for eksempel et sykehus årlige eller kvartalsrapport, kan oppdateringene bli bedst fortalt gjennom overbevisende historier om liv redd eller ansatte som utfører toppmoderne teknikker. Bedrifter kan forholde seg til deres fremgang på denne måten, ved å intervjue medarbeidere som foretar banebrytende forskning eller oppfinnelse av nye spennende produkter.
Til slutt, hvordan du skriver rapporten er opp til deg. Bare hold det kort, hold publikum i tankene dine og ta med informasjon som klart formidler meldingen. Ingen svette. Du har det på sjefens skrivebord på kort tid.
