IRS-skjema W-4 er et sertifikat at det føderale skattebyrået krever at alle nye ansatte fyller ut og returnerer til sine arbeidsgivere. W-4 viser antall innvilgede godtgjørelser som arbeidstakeren ønsker å kreve. Jo større antall kvoter, desto mindre er tilbakeholdsbeløpet. W-4 tillater også ansatte å kreve unntak fra å holde tilbake helt. Tidligere har IRS pålagt arbeidsgivere å sende W-4s til bestemte ansatte, men det er ikke lenger tilfelle.
Innlevering
På en gang krevde skattemyndighetene at arbeidsgivere skulle sende inn W-4 skjemaer når en ansatt som tjente minst $ 200 i lønn hevdet mer enn 10 kildelønn. I 2010 unntatt en godtgjørelse unntatt $ 3,650 av arbeidstakers lønn fra inntektsskatt. IRS også pålagt arbeidsgivere å sende W-4s til ansatte som hevdet fritak fra føderale skatter helt, på grunn av deres arkiveringsstatus, husstandsinntekt, fradrag og unntak.
tilbakeholdelse
Arbeidsgivere måtte følge IRS instrukser for å holde tilbake etter en grense på antall unntak det tillot ansatt. Ansatte måtte revidere sine W-4s hvis de ønsket å kreve flere unntak enn det var tillatt, og gi en skriftlig erklæring som forklarte forespørselen. Forespørselen måtte godkjennes av IRS før arbeidsgiveren kunne justere tilbakeholdelsen i henhold til arbeidstakerens ønsker.
Nye forskrifter
Nye regler vedtatt i 2005 endret retningslinjene for innlevering av W-4s med Internal Revenue Service. Selv om loven fortsatt krever at ansatte sender inn W-4s, krever det ikke automatisk innlevering av skjemaene fra arbeidsgiverens side under noen omstendigheter.
Skriftlige Forespørsler
IRS kan fortsatt sende en skriftlig forespørsel om at en arbeidsgiver sender inn en W-4 til en bestemt ansatt. Byrået hevder at det nå bruker andre midler for å avgjøre om en ansatt krever for mange unntak og har for liten skatt tilbakeholdt fra hans lønnsslipp. Ved mottak av W-4 kan IRS be om at en arbeidsgiver øker tilbakeholdelsen i passende tilfeller ved bruk av et "lock-in" brev.
Lock-In Letters
Ved å bestemme at tilbakeholdelsen er utilstrekkelig for en bestemt ansatt, utsteder IRS et "lock-in" brev. Brevet gir det maksimale antall kvoter for den aktuelle arbeidstakeren, og datoen hvor arbeidsgiveren skal begynne å holde tilbake i henhold til dette nummeret. Eventuelle fremtidige endringer i tilbakeholdenhet må godkjennes av IRS. En ansatt kopi av innlåsingsbrevet skal leveres til arbeidstaker eller, hvis det er hensiktsmessig, arbeidsgiveren må informere IRS om at arbeidstaker ikke lenger arbeider for selskapet. Låsebrevet gir ansatt en grace periode hvor han kan sende inn en ny W-4 og støtteerklæring.
