Form 944 ble spesielt utformet av Internal Revenue Service for å lindre små bedrifter av behovet for å arkivere sine ansatte kildeskattkast per kvartal via Form 941. Begge disse skjemaene brukes til å rapportere føderal inntektsskatt, Medicare og Social Security fradrag som holdes tilbake fra sjekker av ansatte. Arbeidsgiveren er også forpliktet til å rapportere sine bidrag til Medicare og Social Security. Når du har registrert deg som arbeidsgiver hos IRS, er det ganske vanskelig for deg å kvalifisere deg for ikke å sende skjema 944, selv om du ikke har en enkelt ansatt.
Tanken er at småbedriftseier også må legge inn skatt, men siden de arkiverer så små beløp, er det ikke praktisk å legge inn skattene sine mer enn en gang i året. Det ville være praktisk hvis de kunne få det over med bare én årlig arkivering.
Skjema 944 versus 941
Både Form 941 og Form 944 brukes av arbeidsgivere til å rapportere sine ansattes skatt på arbeid. Så hvordan ser situasjonen på Form 944 vs 941?
Hovedforskjellen mellom de to er at skjema 944 blir arkivert årlig, snarere enn kvartalsvis som 941. Som arbeidsgiver har du ikke lov til å bruke begge skjemaene innen samme år i samme periode. Du kan bruke enten den ene eller den andre, som avhenger av dine spesielle forhold. De fleste arbeidsgivere foretrekker å sende skjema 941, noe som betyr at de gjør søknaden kvartalsvis. Det er først når en arbeidsgiver oppfyller kvalifikasjonene at de har lov til å sende skjema 944.
Hvem bruker Form 944?
Form 944 er for et bestemt formål, og det er å hjelpe de minste arbeidsgiverne til å legge inn sine arbeidsskatter årlig, snarere enn kvartalsvis. IRS anser en arbeidsgiver liten når deres skattebetalinger for sysselsetting skatt ikke er mer enn $ 1000 i et år. Det er imidlertid noen andre krav du må møte for å kvalifisere til å sende skjema 944.
Varsel fra IRS
Det er situasjoner hvor skattemyndighetene vil varsle en arbeidsgiver om at de skal bruke skjema 944 til å sende inn arbeidsskatt. Når det skjer, er arbeidsgiveren forpliktet til å sende skjema 944 for deres arbeidsskatt på årsbasis. Dette gjelder selv om arbeidsgiveren hellere vil bruke skjema 941 til å sende inn arbeidsskatt.
Noen ganger forutser en ny arbeidsgiver at de med rimelighet ikke vil betale mer enn $ 1000 i sysselsettingsskatt i sitt første årsverk. Hvis det er tilfelle, kan de sende skjema 944 og angi forventningene i linje 13 og 14 i skjema SS-4 eller SS-4PR samtidig som de søker om deres EIN- eller arbeidsgiveridentifikasjonsnummer.
Hvis arbeidsgiveren ikke oppgir denne informasjonen når de søker om deres EIN, forventes de å bruke Form 941 til å sende sine arbeidsskatter kvartalsvis.
Hvem filer formular 944?
Det spiller ingen rolle om du hadde en enkelt ansatt eller hvis du hadde 10; så lenge du hadde ansatte i året, bør du legge til skjema 944. Det spiller ingen rolle om de ansatte har tjent svært lite penger eller mye penger det året.
Dine krav til innlevering vil være basert på lønn du betalte dine ansatte i løpet av kalenderåret. Dette er viktig å huske siden det er situasjoner hvor dine ansatte kan ha opptjent lønninger i forrige år, men du betalte dem i inneværende år. Følgelig vil dine krav til innlevering være basert på lønnene du betalte, uansett hvilken periode de ble opptjent.
For eksempel, si at dine ansatte jobbet i en bestemt uke, men fikk betalt en uke senere. Det skjer bare slik at dette var uken som så overgangen fra desember til januar. I januar utstedte du lønnslisten for de timene som ble jobbet i desember. Du vil rapportere alle lønnene du betaler dine ansatte til IRS basert på kalenderåret. Det betyr at du skal sende skjema 944 til alle lønnene i desember som ble betalt i januar.
Arbeidsgivere med ingen ansatte
Det er rimelig å lure på hva som skjer når du ikke har noen ansatte. Skulle du fortsatt sende Form 944? Skal du legge til skjema 941? Er det noen annen form for form du burde arkivere? Det er fem situasjoner å vurdere: lukket virksomhet; ingen ansatte; endring i forretningsstruktur; solgte virksomheten eller fusjonerte virksomheten. Hvert scenario har forskjellige regler for arkivering.
Lukket virksomhet eller ingen ansatte
Hvis du ikke har noen ansatte i det hele tatt, og du tror ikke du skal ansette noen i fremtiden, forventes du å sende Form 944 en siste gang.
Hvis du bestemmer deg for at du vil lukke virksomheten din, bør du også legge inn en endelig formular 944.
På side to, del tre av Form 944, forventes du å merke boksen og angi datoen for den endelige lønnslisten. Du bør også inkludere et notat som anbefaler IRS hvor de vil få lønnsposter og hvem vil beholde dem. Dette er viktig som IRS trenger å vite at de kan spore opptegnene når som helst, selv etter at du har lukket virksomheten din. Derfor bør du ikke forsømme å sende skjema 944.
Endret din juridiske forretningsstruktur
La oss si at bedriften din startet som et partnerskap, og nå vil du konvertere det til en eneboliger. I dette tilfellet må du søke om et nytt arbeidsgiveridentifikasjonsnummer. Og så kan du legge til skjema 944. Du må imidlertid inkludere en erklæring i skjemaet som angir endringenes karakter i strukturen i virksomheten din, for eksempel endringen fra et partnerskap til en eneboliger. Du må også nevne når endringen skjedde og navn og adresse på personen som beholder lønnslisten.
Du har solgt bedriften din
Hvis du selger virksomheten din, ser situasjonen ut som hva som skjer når du lukker virksomheten din. Du bør legge inn en siste formular 944 og rapportere alle lønnene du betalte til dine ansatte før salget av virksomheten. Eventuelle lønn som den nye arbeidsgiveren betaler til de ansatte etter salget, er arbeidsgiverens ansvar å rapportere.
Du har slått sammen virksomheten din
Den samme regelen som å selge virksomheten din gjelder hvis du fusjonerer virksomheten din med en annen. Det du effektivt gjør, er å avslutte en bedrift og begynne en annen. Det kan også betraktes som en endring i strukturen i virksomheten din, for eksempel når du konverterer den fra en eneboliger til et partnerskap.Du bør legge inn en siste formular 944 og rapportere alle lønnene du betalte til dine ansatte før fusjonen skjedde.
Under alle omstendigheter bør du huske på at formålet med Form 944 er å gjøre det mulig for småbedriftseieren å sende sine skatter på en hensiktsmessig måte. Hvis du betaler mer enn $ 1000 i skatt i et gitt år og har flere ansatte, er det ikke bare mer sanselig å sende skjema 941, men det er også obligatorisk.
