Catering-bestillingsprosedyrer beskytter leverandøren og kunden. Leverandører sikrer at klientene vil følge gjennom med deres forpliktelse ved å ha klienten bekreft dato, antall gjester, menyen og andre arrangementspesifikasjoner. Klienter sørger for at bankettdatoen er bekreftet ved å møte betalingsfrister og også kommunisere deres ekstra behov til bankettpersonalet.
Møte- og kontraktanmeldelse
En cateringtjeneste har et innledende møte og en gjennomgang av en kontrakt med en potensiell kunde som en del av bestillingsprosedyrene. En salgsrepresentant vil gjennomgå vilkårene, samt alle aspekter av bestillingsprosessen, samtidig som vi diskuterer kostnader. Signaturer fra bookingklienter er påkrevd og vitne til. Kontrakten er gitt til kunden og en kopi holdes av leverandøren.
Innskudd
Et innskudd er vanligvis nødvendig når du bestiller cateringtjenester.Et depositum kan være nødvendig for å holde en dato og et bestemt sted; Avhengig av leverandøren kan dette depositumet være nødvendig selv før en kontrakt er signert og kontrakten kan bli undertegnet kort tid etterpå. Kopi av kvitteringer for betalinger gjøres til kunden.
Avbestillingsgebyrer
Innskudd returneres vanligvis ikke, men avbestillingsgebyr kan administreres. Et avbestillingsgebyr belastes hvis en hendelse blir utsatt. Andre retningslinjer og bestillingsprosedyrer kan utvikles for situasjoner der en klient ønsker å flytte, men ikke utsette en dato. Et gebyr kan bli administrert for datoendringer. (ref 2)
Matfrist
En annen prosedyre er å sette tidsfrister for endelig matordre. Selv om en kontrakt og andre prosedyrer dikterer kostnader, innskudd og kanselleringskrav, er det alltid en del av prosessen å fastsette en frist når det endelige antallet nødvendige mat og drikkevarer leveres til cateringfirmaet. Bryllup, fester, konvensjoner og messer sender sine siste nummer tre dager før store hendelser; De gir også oppdateringer om spesielle måltidskrav som måltider for de med diabetes, allergier eller for barn.
