Mange ideelle og utdanningsorganisasjoner trenger filantropisk støtte for å opprettholde operasjoner. En pengeinnsamling bankett er en av de beste måtene å skaffe midler til kunst programmer, skoler, sykehus, advocacy grupper og andre. Disse hendelsene kan virke kompliserte å planlegge og organisere. Start med en god sjekkliste, opprett en kalender og be om frivillige å hjelpe. Start måneder før bankettdatoen, og bestill din beliggenhet, catering, talent og underholdning tidlig.
Planlegg hendelsen og kjøp en planleggingsbok eller notatbok (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) strengt for hendelsen. Opprettholde en mappe for poster, kontakter, visittkort, kvitteringer, frivillige lister, bestillinger, menyer og alle detaljer som vil oppstå før, under og etter arrangementet. Få en hjelper så tidlig som mulig, for eksempel en frivillig koordinator, og begynn å delegere oppgaver.
Budsjett arrangementet. Når du har kjennskap til stedets maksimale hodetall, kan du anslå kostnaden for å tildele per person for måltider, drikkevarer, gaveposer og andre varer på listen. Figurkostnader for hver oppføring på sjekklisten, for eksempel utstyr, personalkostnader, utleie, serviceavgifter, drikkepenger og så videre. Billettpriser og økte midler vil dekke disse kostnadene, men innledende utlegg vil inkludere en rekke innskudd og forskuddskostnader.
Finn og sikre et anlegg for å holde banketten. Dette kan være et stort hotell, stor restaurant som tar imot private fester, en seng og frokost eller et historisk herskapshus. Du må kjenne maksimal kapasitet, slik at du ikke overextenderer invitasjoner til gjester, eller selger flere billetter enn rom tillater. De fleste kvalitetsinstitusjoner vil ha personale til å hjelpe planlegging, samt catering og andre tjenester internt.
Bestill din seremoniemester (MC). Sjekk med lokale talentbyråer. Hvis du ønsker å bestille en "navn" handling eller en kjendis, må du begynne langt før den forventede datoen, siden noen har veldig opptatt tidsplaner. Kontakt agenter og ledere for underholdning og bestill alt talentet.
Bestill invitasjoner, billetter, programmer og andre trykte saker som brosjyrer i organisasjonen som fondene blir tatt opp. Hvis du skal holde en auksjon, begynner du å få elementer donert. Et team av frivillige kan håndtere det ansvaret. Tydelige auksjoner vil ikke trenge en auksjonarius, men en budsauksjon vil. Bestem om MC vil gjøre det, eller hvis du trenger en egen spesialist. Mail invitasjoner til organisasjonens giverliste. Pass på at notatet er semi-formelt. Spesifiser noe spesielt gjester må vite utover dato, tid, sted og spesielle gjester eller underholdning. Sørg for å markedsføre auksjonen din.
Annonser arrangementet gjennom nyhetsbrev, online-annonsering, lokale aviser og radiostasjoner som bærer PSA-er (Public Service Announcements) for non-profit. Lokale fjernsynsstasjoner kan også ha en kalender med hendelser, og lokale nyhetsprogrammer kan gjøre et kort intervju eller plugge for arrangementet, så ha alle detaljene klare.
Snakk med stedets kokk, eller sett opp utenfor catering. Bestem om å ha en buffet eller full service, belagt mat. Fortell ham budsjettet og forventet hode telling. Dette kan avsluttes jo nærmere du får, men det er alltid bedre å forberede seg på flere enn du forventer enn å mangle de faktiske behovene.
Hold kontakten med frivillige, medarbeidere og alle ansatte som jobber med arrangementet. Tilordne en spesialassistent til hver kjendis- eller underholdningsgruppe for å hjelpe til med noe under arrangementet. Møt med alle frivillige på forhånd for å sikre at de vet hvordan de skal kle seg, hva de skal gjøre, hvor de skal være når, etc.
Ankomme på hendelsesstedet mye tidligere på dagen for å dekorere og sette opp plass. Hvis du reiser for å forberede deg, returner du med god tid til å møte spesielle gjester, kjendiser og underholdning og lede dem til hvor de skal sitte, jobbe eller vente på baksiden. Hvis du har et live-band, vises de tidlig for å sette opp og gjøre lydkontroller. Overvåk at de endelige detaljene kommer sammen, og nyt arrangementet. Deretter må du kontrollere at alt er rengjort og alt personell eller nøkkelpersonell er betalt. Samle donasjonskuvert og gi til den aktuelle personen som representerer organisasjonen.
