Prosessdokumentasjon beskriver tydelig de kritiske oppgaver som foregår i et selskap. De eliminerer forvirring blant ansatte og legger alle medlemmer av et selskap på samme side. Et prosessdokument definerer hva dagens prosesser i et selskap er. Ved å identifisere gjeldende praksis, feiler du ofte feil i dagens system og ser rom for forbedring. Prosessdokumentasjon gjør det også mulig for bedriften å tilpasse seg skiftende forretningsbehov. Klart å skissere bedriftens nåværende funksjoner, vil bedre tillate selskapet å bevege seg fremover.
Bestem omfanget av dokumentet. Du kan dokumentere alle prosesser i et selskap eller i større bedrifter, fokusere på ett sett med prosesser. For eksempel vil et stort selskap kanskje starte med kun deres regnskapsfunksjoner, i stedet for å dokumentere hele organisasjonens virksomhet.
Utkast til en side, visuell fremstilling av prosessene. Ta med en applikasjonsmatrise, en oversikt over hvem som er ansvarlig for hver oppgave eller et prosessdiagram. Et prosessdiagram er en representasjon på høyt nivå av de ulike trinnene for å fullføre en prosess og hvordan trinnene flyter gjennom organisasjonen. For eksempel kan de forskjellige trinnene for å betale en faktura skisseres med et prosessdiagram.
Forklar hvilken innvirkning prosessen har på produkter og tjenester. Redegjøre for effektene av normal operasjon og effektene som en feil i prosessen ville forårsake. For eksempel, hvis fakturaer går tapt og ikke blir betalt, vil leverandøren nekte å sende den neste bestillingen.
Definer roller i prosessen. Identifiser rollene etter deres jobbfunksjon og ikke av den enkelte. For eksempel behandler kontofører klientene fakturaene og legger dem inn i systemet for betaling. Kontrollen godkjenner fakturaene og tillater betaling.
Sett opp alle datasystemene og programvaren som brukes i prosessen. Definer klart hvert system, dets formål og dets funksjonalitet.
Dokument prosessen fra begynnelse til slutt. Bruk prosess flytdiagrammet som en veiledning for utarbeidelse av teksten. Inkluder så mye detaljer som mulig, avhengig av omfanget du har valgt å inkludere i dokumentet. Bruk rollenavn til å tildele ansvar i stedet for individuelle navn.
Ta med en seksjon for unntak. Dokument hva som skjer når den normale prosessflyten ikke følges. For eksempel, når datasystemer er nede, er et papirbasert regnskapssystem vedtatt for å behandle fakturaer.
Se gjennom prosessdokumentet med alle berørte parter. Pass på at alle er enige om prosessene.
