"Tribal Knowledge" er definert som uskreven informasjon som din bedrift, team, gruppe eller stamme bruker for å nå sine mål. Problemet med stamkunnskap er når du taper nøkkelmedlemmer til stammen, kunnskapen går bort med dem. Når du dokumenterer bedriftens prosedyrer eller prosess, kan du beskytte denne kunnskapen og raskt få nye medlemmer opp til fart. Å forstå behovet for å dokumentere "Tribal Knowledge" er et viktig element i å lage disse dokumentene.
Definer dine leveranser
Opprett en "Scope Statement" ved å skrive en enkel setning som identifiserer alt som skal inkluderes i dette dokumentasjonsprosjektet. Identifiser tydelig den spesifikke prosessen som skal dokumenteres. Angi om prosessdokumentasjonen gjenspeiler hvordan prosessen faktisk fungerer i dag eller definerer hvordan prosessen skal fungere i fremtiden.
Opprett en "Eierskapsmatrix" som viser hvem som eier prosessen, eller hvem eier hvilke deler av prosessen. Denne matrisen kan være så enkelt som et organisasjonsdiagram eller et prosess-flytdiagram som tydelig identifiserer eierne og eiers kontaktinformasjon.
Identifiser de spesifikke produktene eller tjenestene som blir dokumentert. Dette er vanligvis en liste som inneholder alt eller relevant informasjon som modellnummer, delenummer og beskrivelse.
Beskriv rollene til de som er involvert i prosessen. Gi en klar forklaring basert på jobbtittel og ikke individuelle evner. Forklar hva denne stillingen gjør og hvordan den passer inn i prosessen. Dette kan være et enkelt dokument som viser jobbtittel og beskrivelse eller en komplett stillingsbeskrivelse for hver nøkkelposisjon i prosessen som blir dokumentert.
Dokument hvert trinn i prosessen, fra begynnelse til slutt, ved å lage et "Prosessflyt" diagram eller diagram. Vanligvis opprettes et flytskjema på høyt nivå som viser de viktigste trinnene i prosessen, og et flytskjema med lavt nivå dokumenterer prosesstrinnene som er underordnet hvert av de viktigste trinnene.
Lag riktig dokumentasjon og retningslinjer for dokumentasjon for hvert trinn i prosessen. Når du undersøker prosessen med intervjuer og forskning, vil disse retningslinjene og prosedyrene dukke opp. Hold detaljert notater, som skal fungere som grunnlag for å lage disse retningslinjene og prosedyredokumenter.
Ta med et dokument i dine leveranser som gir en forklaring på den interne "Document Management" -prosessen. Dette dokumentet bør forklare hvordan selskapsdokumenter blir vurdert og godkjent, og distribuert og arkivert i selskapet.
Lag dokumentene
Lagre de eksisterende dokumentene for å få en klar forståelse av hva som er på plass. Du trenger ikke å gjenoppfinne hjulet ved å lage nye dokumenter hvis samme informasjon er dekket i eksisterende dokumenter. Identifiser hvilke av disse dokumentene som er brukbare og kan bygges på, og hvilke dokumenter som er foreldet. Med en fullført oversikt over eksisterende dokumenter, vet du hvilke dokumenter som mangler og må opprettes. Generer en generell liste over dokumenter som viser statusen til hvert dokument som eksisterende, foreldet eller nytt. Ha denne "Inventory" i hånden før ditt første møte med topplederen.
Opprett "Eierskapsmatrisen" ved å gjennomgå alt som allerede er tilgjengelig, som eksisterende organisasjonsdiagrammer og firmakataloger. Ha denne "Eierskapsmatrixen" i hånden før ditt første møte med topplederen.
Møt med topplederen og se gjennom "Inventory" og "Ownership Matrix." Målet med dette møtet er ikke bare å få toppleder til å vite din forskning, men å godkjenne den og være enig med planen din. Vær forberedt på dette møtet og ikke kast bort topplederens tid.
Møt med hvert avdelingshode etter at du har gjort alle toppansvarlige endringer i "Inventory" og "Ownership Matrix". Målet med disse avdelingshodemøtene er å bringe avdelingshode opp til fart om hva du gjør og innlede diskusjoner om hver avdelings leders rolle og prosessstrinnene de eier. Ta detaljerte notater eller skriv inn møtet slik at du ikke går glipp av noe. Når du går videre gjennom disse avdelingshode møtene, vil prosessen dukke opp og begynne å størkne.
Oppdatere alle leveranser på en kontinuerlig måte som du mottar den nye eller mer nøyaktige informasjonen fra hvert avdelingshoved. Etter det siste avdelingshode-møtet, bør du ha flasset ut omtrent halvparten av dine leveranser.
Møt med de relevante veiledere, topp håndverkere og andre involvert i prosessen for å avklare hva som egentlig foregår i det trinnet i prosessen. Disse personene vil bli identifisert av avdelingshode under ditt intervju. Disse praktiske personene er vanligvis mer kunnskapsrike i trinn for trinn, hver dag, prosedyrer på deres ansvarsområde enn deres respektive avdelingsleder. Igjen, ta detaljerte notater og gjør alt som er mulig for å være forberedt før møtet med disse folkene, slik at du minimerer tiden du tar ut av sin travle dag.
Fullfør ditt første utkast til alle dokumentene dine. Dette kalles et første utkast, men disse dokumentene skal fortsatt være fullstendig basert på all informasjonen du har oppnådd til dags dato.
Distribuer ditt første utkast til dokumenter, tydelig merket som første utkast, til de respektive avdelingshofer og underordnede for gjennomgangen. Gi dem tid til å fullstendig gjennomgå disse dokumentene og be dem om å omdirigere eventuelle endringer.
Start en andre runde av individuelle møter med de samme avdelingshofer og underordnede for å gjennomgå alle de røde linjene og forberede seg på det endelige utkastet til disse dokumentene.
Fullfør alle reddingsrevisjonene. Vær oppmerksom på endringer i ett trinn, noe som kan påvirke forrige eller neste trinn, og endre disse dokumentene, prosedyrene eller flytstrinnene tilsvarende. Send inn dette siste utkastet til de respektive avdelingshofer og underordnede for deres endelige gjennomgang.Send hele det endelige utkastet samtidig til topplederen for topplederens gjennomgang.
Lag de endelige revisjonene og send inn disse reviderte dokumentene tilbake til initiativtaker for endelig godkjenning. Det kan være mange frem og tilbake revisjoner før endelig godkjenning. Du trenger hver underordnet og avdelingshode for å gi deg full godkjenning på dokumentene, eller deler av dokumentene, som direkte relaterer til deres ansvarsområde. Dokumentasjonen din anses imidlertid ikke som godkjent før topplederen har vurdert og godkjent den.
Tips
-
Intervjuer kan være delikate ettersom du forstyrrer andres arbeidsdag. Vær forberedt på disse intervjuene ved å ha de aktuelle materialene tilgjengelige, for eksempel "Process Flow Chart" eller andre dokumenter som vil hjelpe intervjuet å gå videre. Vær personell og behandle alltid alle med samme verdighet og respekt som du forventer for deg selv. Vær effektiv og hold intervjuet fokusert på det konkrete målet for møtet.
