Selv om du bare har vært i jobben din for en kort stund, vet du at du holder nøyaktige poster, vurderer nåværende innkjøpspraksis, søker nye leverandørforhold og sørger for at operasjonssystemene dine er utformet effektivt, er nøkkelen til en organisert innkjøpsavdeling. Enten du nettopp har blitt brakt inn for å forvandle en eksisterende divisjon fra kaotisk til organisert, eller du bare vil være sikker på at alt beveger seg effektivt med få glitches, kan denne artikkelen vise deg i riktig retning.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
programvare
-
Innkjøpsdokumenter
-
Politikkhåndbok
-
Revidert lagring / lageroperasjon
-
Sikkerhetssystem (valgfritt)
Begynn å revidere innkjøpsavdelingens filer og metoder for å evaluere dagens system. Følg opp på varer bestilt for ansatte eller avdelinger og bekreft ytelsen til autoriserte leverandører. Besøk avdelingshoder for å diskutere tidligere kjøpsopplevelser. Få tilbakemelding om hvordan du forbedrer avdelingens prosess-, sporing og oppfyllelsesmetoder.
Få tillatelse til å utarbeide en ny innkjøpsavdeling politikkhåndbok basert på tilbakemelding mottatt fra avdelingshoder hvis det ikke er noen nåværende veiledning, eller det er tydelig at den gjeldende versjonen ikke virker. Skriv, rediger og sirkuler utkast til relevante beslutningstakere. Send kopier av publikasjonen til ledere, slik at de har et referansepunkt for fremtidige innkjøpsforespørsler.
Revisjonsdokumenter bedriften din har til å utføre innkjøpsoperasjoner. Gå gjennom kjøpsordens språk, overhør firmaets buddokumentasjon og skjemaer, evaluer fellesforespørsel og annet papirarbeid. Gjør endringer, om nødvendig, for å øke sikkerheten og effektiviteten ved levering av bestilte varer.
Gjennomgå og analyser selskapets beholdning av forsyninger som er lagret på eller utenfor nettstedet. Bekreft alle beholdninger mot eksisterende dokumentasjon. Flagg overage og mangel på varer som er i konstant etterspørsel, for eksempel kontorsrekvisita. Vurdere måten kjøpene er hylle og hentes av plukkere og pakker. Gjør forbedringer på måten de er lagret på for å redusere ineffektiviteten.
Vurdere nåværende racking, plukking og pakking - spesielt hvis sløyfe har resultert i tyveri, ukontrollert for lager og forsinkelser med å få forsyninger til arbeidstakere i tide. Undersøk visdommen om å installere et sikkerhetssystem, hvis man ikke allerede er på plass, for å fungere som en forbrytelsesbrudd i lagringsområder.
Institutt et kvalitetsstyringsprogram slik at plukkere, pakker, regnskap og innkjøp alle får kritisk informasjon om forsendelsesforsendelser samtidig. spesielt ettersom informasjonen gjelder tilbakeordrer, arbeidsangrep, defekte eller skadede varer - uventet forhold som kan påvirke kvittering og utbetaling av materialer som kommer gjennom innkjøpsavdelingen.
Hold deg oppdatert på trender i bransjen for å lære nye teknikker for å organisere innkjøpsavdelingen. Utvikle en boilerplate-statusrapport, slik at du kan oppdatere ledelsen på statusen for varer de legger på bestilling, slik at du ikke bruker halvparten av dagen til å svare på det samme spørsmålet, "Når kan jeg forvente å få notisblokkene jeg bestilte i juli?"
