Et grunnlag for enhver bedrift, innkjøpsavdelingen er ansvarlig for alt relatert til bestilling av materialer og håndtering av leverandører. En god innkjøpsavdeling vil minimere kostnadene for kjøpte varer, skjermleverandører for kvalitets- og sporbestillinger fra start til mottak. Kvaliteten på innkjøpsavdelingen kan få betydelig innvirkning på en virksomhets fortjenestemarginer.
Forhindre mangler
Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for å skaffe seg materialer som er nødvendige for produksjon og drift av virksomheten din. For å sikre at materialmangler ikke påvirker produktiviteten, bruker innkjøpsavdelinger teknikker som flere sourcing. Flere sourcing betyr at flere leverandører benyttes til å levere de samme produktene. På denne måten, hvis det er et problem med en leverandør, kan ordrer til en annen økes for å kompensere.
Minimer utgifter
Innkjøpsavdelingen spiller en viktig rolle i å maksimere bedriftens overskudd. Det sammenligner priser og forhandler med leverandører for å få virksomheten din den beste prisen mulig på nødvendige varer.
Forhåndsgodkjenne Leverandører
Forutgående selgere kan fremskynde oppkjøpsprosessen for ting bedriften din ofte trenger. Innkjøpsavdelingen vurderer leverandører når det gjelder pris, kvalitet, kundeanmeldelser og tid for å fylle bestillinger, og produserer en liste over godkjente leverandører.
Sporbestillinger
Ordrer dokumenteres gjennom innkjøpsordre, som angir viktig identifiserende informasjon om bestilt materiale samt antall bestilte. Disse skjemaene brukes til å sikre at de bestilte varene mottas og for å spore tid for bestilling av ordre.
Sjekk fakturaer
Innkjøpsavdelingen sjekker fakturaer når de ankommer for nøyaktighet, før de overføres til regnskap. Det sammenligner fakturaen med bestillingsskjemaet og varene som faktisk mottas. I tillegg er eventuelle ekstra kostnader undersøkt. Dette sikrer at virksomheten bare betaler for de faktisk mottatte varene.
