Bedrifter og organisasjoner er avhengige av kommunikasjonslinjer som er åpne og gjenværende pålitelige mellom ulike deler og divisjoner. Uten muligheten til å kommunisere effektivt, begynner selskapets funksjoner å falle fra hverandre, veldig raskt. Men alle kommuniserer sin egen vei samtidig, fører også til kaos. Dette er hvor arbeidsplassprotokoller kommer inn i spill.
Protokoller Definert
Enkelt sagt, protokoller er interne regler som en organisasjonens medlemmer må følge og bruke. Ved å sørge for målrettede aktiviteter håndteres under protokoller, sikrer organisasjonen konsistens og samsvar på alle nivåer. Ulempen er imidlertid at for mange protokoller fører til redundans, byråkrati og verre unødvendige forsinkelser. Dette virker mot en organisasjon som prøver å være stilig og fleksibel. Slå en balanse mellom samsvar og lydhørhet.
Elektronisk kommunikasjon
For å legge til utfordringen med å håndtere hvordan mennesker i samme organisasjon kommuniserer, har elektroniske og datastyrt metoder komplisert problemet. Hastigheten til elektronisk kommunikasjon fører ofte til at problemer skjer raskere og sprer seg videre når feil blir gjort. Smarte telefoner, e-post, direktemeldinger og datafiler legger bare til en tåke av kommunikasjon.
Skriftlig kommunikasjon
Skriftlige meldinger, de mest tradisjonelle forretningskommunikasjonsmetoder, er lett standardisert av organisasjoner, slik at de kan riktig dirigeres riktig og riktig prioriteres. Dette gjøres ved å velge forskjellige metoder for ulike nivåer av betydning. E-post, notater og grunnleggende meldinger kan brukes til daglig kommunikasjon. Memorandum og brev på firma brevpapir stede kommuniserte problemer på en mer formell måte. Reserve utgavepapirer og rapporter for politiske diskusjoner og viktig beslutningstaking.
Elektronisk Melding
Problemet med e-post, direktemeldinger og Internett er at organisasjoner ofte mister kontrollen av meldingen og publikum veldig raskt. Organisasjoner er godt betjent av regelmessig trening av personalet på risikoen og faren for elektronisk kommunikasjon, og reserverer disse verktøyene for daglig, regelmessig kommunikasjon og opplæring i å forstå hvordan man regelmessig renser gammel kommunikasjon og holder kun viktig informasjon. Altfor ofte bruker folk disse verktøyene for dumme eller personlige meldinger. Resultatene kan variere fra pinlig til alvorlig hvis disse filene senere blir gjenoppstått i rettssaker eller juridiske saker.
Skrive regler
Som en del av protokollene har organisasjoner også fordeler ved å sørge for at enhver kommunikasjon følger regler for bruksrett. Dette betyr at personalet skal forstå hvordan man kommuniserer riktig skriftlig. Rask, techy akronymer, som LOL, WTB, WU, LTR og så videre, tilhører ikke profesjonelle skrifter. Personalet bør forstå at de trenger å kommunisere i riktig språk som legger en premie på stavemåte og grammatikk.
Verbal Communications
Protokoller for verbal kommunikasjon kan implementeres på lignende måte som skriftlige dokumenter. Det bør være nivåer for verbale møter, inkludert uformell diskusjon, formelle møter, hierarkimøter og politikk / beslutningsprosess. Hver av disse kontaktarrangementene skal ha en forstått forventning om hvordan man kommuniserer, hvor lenge og hvordan man skal behandle reaksjoner og beslutninger. Hvis du ikke gjør dette i en bedrift, resulterer det ofte i ad hoc-samhandling som, mens det er behagelig i små grupper, begynner å forårsake problemer som organisasjoner vokser.
