Effektive kommunikasjonssystemer er en integrert del av en vellykket bedrift. For å forbli konkurransedyktige og produktive må et selskap utvikle en organisert, effektiv tilnærming til å korrespondere og kommunisere med egne ansatte, samt med kunder, leverandører og andre fagfolk. Heldigvis har forretningskommunikasjon utviklet seg over tid og inneholder ulike typer forretningsmeddelelser, alt fra det enkle og prøvde og sanne til det teknologisk avanserte.
Business Phone Meldinger
Hvis bedriften din har mer enn én person, må du til slutt bestemme den beste måten å registrere og distribuere innkommende telefonsvarer. Noen bedrifter benytter noen til å skjerme telefonsamtaler, skrive ned meldinger fra innringere og distribuere dem til de ansatte som de er ment for. Andre virksomheter bruker et automatisert talepostsystem der innringere lar sine meldinger som stemmeopptak. Med telefonsvarer er hver ansatt ansvarlig for å holde oversikt over sine egne meldinger. Noen mindre bedrifter oppretter bare telefonsamtaler for selskapets egne avdelinger, i stedet for de enkelte ansatte.
Kontormemoer
Memorandum (notater) er en type korrespondanse som ansatte kan bruke til å kommunisere i egen avdeling eller mellom avdelinger i samme firma. Notater er vanligvis korte i naturen og har ikke formell formatering av ekstern skriftlig bedriftskorrespondanse. Imidlertid har notater et format og generell struktur. Hver bedrift formaterer notater til sine egne preferanser, men generelt viser notater mottaker, avsender og emne øverst, noen ganger i fet skrift. Meldingen er under denne informasjonen i vanlig type. Ansatte kan levere notater personlig eller bruke selskapets inter-office mail distribusjon. Innenfor enkelte yrker, for eksempel juridiske og helsevesen, bruker folk notater til å sende korte meldinger til andre fagfolk og i noen tilfeller klienter. Folk kan sende slike notater via post, via e-post og faks.
Business Email
I dag bruker mange bedrifter e-postkorrespondanse som en måte å kommunisere i selskapet, samt med kunder, leverandører og andre bedrifter. Hvis virksomheten har et nettsted, kan ansatte ha e-postadresser med selskapets domenenavn, for eksempel "[email protected]." E-post korrespondanse har en tendens til å være mindre formell enn håndskrevet korrespondanse, et faktum som har sine fordeler og ulemper. Mange bedrifter som tillater sine ansatte å bruke firmaets e-postadresser, synes det er nyttig å etablere en enhetlig standard for firmaets e-post. Bedrifter kan begrense brukernes bruk kun for forretningsøyemed, og streng regulere hvilke typer e-postvedlegg som en ansatt kan laste ned. Hvis virksomheten har en konfidensialitetsavtale med sine ansatte, vil denne avtalen trolig utvide til de ansattees bruk av selskapets e-postkorrespondanse. En virksomhet er godt innenfor sine rettigheter til å kreve at en ansatt representerer selskapet i et positivt lys samtidig som det svarer til en firmas e-postadresse. Noen virksomheter kan kreve at ansatte som bruker en firmas e-post, legger til automatiske epost signaturer til e-posten sin. Denne signaturen kan inneholde arbeidstakerens fulle navn og tittel hos firmaet, samt firmanavnet, telefonnummeret, nettstedet og annen relevant informasjon.
Forretningskorrespondanse
Profesjonell forretningskorrespondanse har en lang og formell historie. Bedrifter legger ofte på et brevpapirdesign der alle virksomhetskorrespondanser skrives ut. Brevpapirdesignet kan inneholde selskapets logo, samt generell kontaktinformasjon, for eksempel firmaets adresse-, telefon- og faksnummer og nettsideadresse. Noen selskaper tilpasser hoved brevpapirmalen for enkeltpersoner i selskapet, og legger til personlige utvidelser og individuelle e-postadresser til kontaktinformasjonen. Skriftlig bedriftskorrespondanse har en formell struktur. Selv om det eksakte formatet kan variere, går datoen generelt på toppen av brevet, og mottakerens fulle navn, tittel, firma og postadresse er under datoen. Du trenger ikke å legge til en emnelinje eller feltetiketter, for eksempel "Til:" ved siden av mottakerens navn og adresse. Skriftlig forretningskorrespondanse bruker åpningsreutasjoner, for eksempel "Kjære" i begynnelsen, etterfulgt av mottakerens navn, og avsluttende salutasjoner på slutten, for eksempel "Vennlig hilsen" med navnet på avsenderen under. Avsenderen vil kanskje håndskrive brevet for et personlig preg. Hvis noen andre enn avsenderen av brevet skrev eller skrev det, skulle typografen inkludere avsenderens initialer, et kolon og egne initialer under signaturen. Hvis samme brev sendes til flere mottakere, skal det adresseres til hovedmottakeren, da skal alle andre mottakere noteres nederst i e-post ved siden av bokstavene "CC", som står for "karbonkopi".
