Rapporter skrive i en viktig ferdighet på alle nivåer av virksomheten. Skriveklar, kortfattede rapporter er en nøkkelferdighet for effektiv forretningskommunikasjon. En effektiv, velskrevet rapport kan drive salg, skape mer sammenhengende og bedre fungerende lag, strømlinjeforme prosesser og forbedre økonomiske operasjoner. Rapporter kan varsle ledelsen til muligheter for vekst i virksomheten, identifisere områder hvor større effektivitet kan realiseres og etablere sammenhengende forretningsprosedyrer. Fordi det er så viktig for driften av de fleste bedrifter, er rapportskriving ansett som en av de viktigste formene for forretningsforbindelse.
betraktninger
Rapportskriving, fordi det er en så viktig del av forretningskommunikasjon, må være godt planlagt. Viktige hensyn er å kjenne publikum for hvem rapporten er skrevet, årsakene til rapporten, sluttformålet som rapporten er ment for, og de spesifikke medarbeiderne måtte bidra med informasjon som er viktig for å fullføre rapporten. Det er viktig å fastslå antall forretningsmessige ressurser som skal gå inn i rapportenes skriving og å sammenligne verdien av disse ressursene med nettoavkastningen som forventes fra opprettelsen av rapporten. Hvis det er behov for mange verdifulle ressurser for å skrive en rapport, men rapporten bare gir en liten fordel, er det ikke et effektivt prosjekt. En mindre tidkrevende form for forretningskommunikasjon, som et memorandum, kan være det som trengs.
Planlegger
Når alle hensyn har blitt undersøkt og dokumentert, skriver forfatteren av rapporten - eller prosjektlederen hvis flere forfattere lager rapporten - bygger en plan. Planlegging er viktig for effektiv forretningskommunikasjon, ingen steder mer enn i rapportskriving. En omfattende plan for å skrive en rapport inkluderer tidslinjen for opprettelse av rapporten, nødvendige materialer, en liste over alle bidragsytere og alle nødvendige forsyningsartikler og materialer, for eksempel kunstverk.
Produksjon
Produksjon er det viktigste trinnet i alle forretningskommunikasjonsprosjekter. I rapportskriving kan produksjonen ta så lite som en dag eller så lenge som flere måneder, avhengig av omfanget av prosjektet. Det er viktig å konsultere planen regelmessig under lange rapportskrivningsprosjekter for å sikre at prosjektet er på rette spor for rettidig gjennomføring.
Anmeldelse
En rapport blir normalt vurdert av minst forfatteren før den blir levert til sine endelige mottakere. God grammatikk og stil er nødvendig for all forretningskommunikasjon, så vurderingen bør inkludere - i det minste - en gjennomgang av stavemåte og tegnsetting. Hvis tiden tillater det, bør en mer omfattende gjennomgang av innholdet utføres. Hvis det er mulig, bør korrekturleseren være noen som ser materialet på nytt. "friske øyne" er egnet til å oppdage skrivefeil eller grammatiske problemer som noen som har vært nært involvert i å lage rapporten, ikke kan fange.
Leveranse
Å levere en rapport kan ta flere former: En rapport kan bli presentert som et lysbildefremvisning og diskusjon, trykt og sendt i helhet til mottakere eller delt inn i flere seksjoner og levert over flere uker til forskjellige mottakere. En kortere versjon av en lang rapport kan bli presentert, mens den fullstendige versjonen er gitt på utskriften. Leveringsmetoder dikteres av lengden på rapporten, tilgjengeligheten av forfatteren for å presentere funnene, og mottakerens geografiske plasseringer.
