Du vil at dine ansatte skal dra nytte av ferie tid etter eget skjønn, men det er din jobb å sikre at du har ansatte i alle avdelinger gjennom året slik at normal virksomhet kan fortsette. Den eneste måten å koordinere ansattes ferier er å skape en mesterferiekalender. Du kan bruke en rekke programvareprogrammer på nettet eller på datamaskinen din for å sammenligne tidsplaner og skikkelig administrere ansattes ferietid. Du kan også holde en papirkalender hvis du foretrekker den metoden.
Elementer du trenger
-
Kalenderprogram
-
Kalendermal
Elektronisk kalender
Naviger til den valgte kalenderprogramvaren på datamaskinen eller Internett. Flere programmer er tilgjengelige for å lage en elektronisk kalender, inkludert tekstbehandlingsprogrammer, kalenderprogramvare eller elektroniske programmer.
Velg alternativet for å legge til en ny kalender, og legg til et navn for selskapets hovedferiekalender. Lagre det på harddisken eller til ønsket sted på nettverket eller Internett basert på programvarevalg. Blokk ut noen dager eller uker at ansatte ikke kan ta ferier eller informere ledere av dette alternativet.
Opprett profilene for den valgte programvaren som bestemmer hvilke privilegier og muligheter folk har. For eksempel trenger du og din sikkerhet globale administrative rettigheter for å gjøre alle endringer, men ledere må bare legge til hendelser med start og stopp ganger som du senere godkjenner. Legg til brukere og brukernavnene til programmet og legg til den riktige profilen til dem. La ledere opprette sine individuelle passord, eller legg til en generisk som de kan endre. Til slutt, for å gjøre kalenderen tilgjengelig for alle ansatte, opprett en profil og et passord med kun visningsalternativer som en ansatt kan bruke. Hvis du har mange ansatte, vil du kanskje opprette flere generiske brukere og passord som har visningsalternativer.
Lag en elektronisk mal som ansatte kan bruke til å be om ferietid fra sine ledere. Legg til et sted for sjefens godkjenning. Du kan lage denne mal fra et tekstbehandlings- eller regnearkprogram. Lag denne malen tilgjengelig for alle ledere å gi til sine ansatte når de trenger å be om ferier.
Krev avdelingsledere å godkjenne ferieanmodninger fra ansatte. Har lederen skrive ferieforespørsler inn i den elektroniske kalenderen, men få dem til å sende en kopi av den godkjente ferieforespørselen til deg. Noen bedrifter krever at ledere sender disse forespørslene etter hvert som de kommer inn, mens andre kan kreve at forespørselsoppdateringer oppdateres til kalenderen på en bestemt ukedag. Gjennomgå og godkjenn de ekstra ferier som er nødvendig.
Skriv ut en kopi av master ferie kalenderen med jevne mellomrom, og legg den inn i ansattes stue, kjøkken eller pause rom.
Hold oversikt over alle ferieforespørsler for å sikre at ansatte har tid på bøkene for ferie. Skriv ut godkjente ferieforespørsler og hold en kopi i personellfilene. Videresend en elektronisk kopi av ferieforespørselen til lønnsliste for sine poster.
Papirkalender
Last ned en gratis kalender fra Internett, eller velg en kalendermal fra det valgte programvaren. Skriv ut en kopi av denne kalenderen. Du kan også få blank kalendermaler fra kontorforsyningsbutikker om nødvendig. Legg inn kalenderen på et sentralt sted, for eksempel kontorkjøkkenet, pauseomrommet eller i postrommet.
Blokk ut noen uker hvor ansatte ikke kan ta ferie. Du kan gråte ut disse områdene eller sette en stor X på dagene som ansatte ikke har lov til å ta av.
Krev ansatte å skrive ned sine tidsbegrensede forespørsler og sende dem til sin leder for godkjenning. Når lederen godkjenner, blir forespørselen sendt til deg. Kontroller deretter kalenderen for å sikre at alle områder av virksomheten din har det nødvendige antall ansatte før du godkjenner tidsbegrenset forespørsel.
Legg til godkjente ferier til bedriftskalenderen etter behov. Videresend godkjente ferieforespørsler til lønn og hold kopi til medarbeiderens personellfil.
Tips
-
Før du etablerer en bedriftsferiekalender, vurderer du selskapets retningslinjer og prosedyre for ferier. Hvis du ikke har en, må du opprette politikken og fremgangsmåten for å be om ferier etter prosedyrene som er valgt for elektroniske eller papirkalendere.
Sørg for at politikken inneholder informasjon som angir forespørsler, er underlagt sjefens godkjenning og ledig ferietid. For å klargjøre eventuelle problemer med retningslinjene, vil du kanskje inkludere språk som avgrenser en førstegangs, førstegangsbasert grunnlag for rettferdighet, men angi når flere ansatte søker om fridager i samme periode samtidig, er ferier gitt av ansiennitet.
Ta med tidsbegrenset forespørsel skjema i prosedyren delen av medarbeiderhåndboken. Send ut oppdaterte kopier for å inkludere i håndboken etter behov.
Advarsel
Gå gjennom retningslinjene og prosedyrene dine for å sikre at de overholder statlige og føderale lover. Mens bedrifter ikke er pålagt å gi ansatt ferier, når de gjør det, må de overholde føderale og statlige lover i programmets administrasjon.
Inkluder et ferieopptjeningsdiagram i retningslinjene, slik at ansatte forstår hvor mye ferie de har rett til i løpet av sine års tjeneste.
