På et tidspunkt i din karriere må du sannsynligvis skrive en bedriftsrapport. En bedriftsrapport adresserer typisk et bestemt prosjekt eller en del av selskapet, presenterer funnene dine og gir anbefalinger til den tiltenkte leseren.
Planlegger og skriver en skikkelig forretningsrapport som når sin målgruppe og motiverer sine lesere tar planlegging, forskning og en forpliktelse til rapportens suksess. Mens den spesifikke virksomhetsrapporteringsstilen du bruker bør gjenspeile din personlige skrivestil og personlighet, så vel som personligheten i selskapet, er det noen nyttige rapportskrivningstips som alle kan bruke.
Forklar Formålet med rapporten
Få rapportskrivingstips er like viktige som å definere og klargjøre formålet med rapporten. Gjør dette så tidlig i rapporten som mulig, slik at du ikke kaster bort tid og energi med unødvendige problemer. Samle all informasjonen som trengs for å lage en pålitelig rapport. Noen ganger kan dette bety å snakke med de involverte, eller det kan være så involvert som å drive et forskningsprosjekt.
Eksempel:
Denne rapporten omhandler markedsføringsteknikker vi har brukt de siste fem årene for å skaffe nye kunder. Basert på en analyse av teknikkene, pengene brukt og hvor mange nye kunder vi kjøpte fra hverandre, vil jeg anbefale å anbefale tre spesifikke typer markedsføring fremover.
Organiser all relevant informasjon
Sørg for å begrense informasjonen din i forhold til forretningsrapporten. Ikke la omfanget av rapporten utvide siden det kan spore ditt forretningsrapportformat. Hvis formålet med rapporten er å anbefale tre spesifikke temaer for markedsføringsteknikker, vær fokusert på de tre teknikkene og relevant informasjon.
Eksempel:
Som du vil se basert på min forskning, er disse de tre øverste markedsføringsteknikkene jeg anbefaler. De er de mest kostnadseffektive for å bringe inn det største antallet nye kunder.
Kjenn for Business Report Format Audience
Du må forstå hvem du skriver til og for og bestemme hvordan du best kan håndtere dette publikum. Definer tonen, holdningen og vekten som er rettet mot leserne dine. Mens du alltid skal være profesjonell i din rapport om rapportskriving, kan detaljnivået du bruker variere avhengig av hvem som leser rapporten.
Hvis du skriver til bedriftsledere på toppnivå, vil du kanskje inkludere mer definitive tall og undersøkelser og være mer detaljert i beskrivelsene dine. Hvis du skriver til markedsføringsteamet som forstår markedsføringslingo, kan du bruke et forretningsrapportformat som har en mer avslappet tone og snakker til teknikker du har brukt tidligere.
Motivere målgruppen din
Skriv forretningsrapporten med sterke ord som vil motivere publikum. Lag effektive, velordnede setninger, men vær tro mot din personlige forretningsrapport skrivestil. Noen av målgruppene dine kan bare skanne rapporten, så velg et forretningsrapportformat med punktpunkter, masse hvit plass, gode overskrifter og undertekster og korte avsnitt.
Eksempel:
Tre Killer Marketing Techniques
Vi kan få 35 prosent flere kunder og spare penger ved å bruke følgende tre killer markedsføringsteknikker:
- Månedlige nyhetsbrev på e-post som gir nyttig innhold.
- Kvartalsvise kampanjer i butikken.
- Reklame i lokal avis.
Proofread før du sender
En av de mest vitale rapportskrivningstipsene er å bevise, redigere og revidere før du distribuerer rapporten. Å ha et andre sett med øyne som er lest over rapporten, er en utmerket måte å sikre at meldingen din er tydelig. Gi deg god tid til å redigere og revidere rapporten før forfallsdagen. Ikke haste dette trinnet. Når du distribuerer rapporten, må du kontrollere at alle dokumenter og vedlegg er inkludert, og at alle får dem.
