Enten du driver et galleri eller selger din egen kunst, kan en faktura være din siste forbindelse med en kjøper. Velge et format som koordinerer med brevpapiret ditt og støtter ditt merkebilde, gjør fakturaene dine til markedsføringsverktøy som gir et godt inntrykk. Du kan tilpasse maler som finnes i tekstbehandling og dedikert fakturering programvare, eller lag din egen. Oppsettet ditt bør imidlertid resultere i et rent, lettlest dokument som grupperer tilhørende informasjon sammen.
Lag nummereringssystemer
Utvikle et jobb- eller prosjektnummereringssystem for å organisere kundeinformasjon, spore utgifter og identifisere arbeid sendt til skrivere, rammebutikker og andre leverandører på vegne av dine kunder. Creative Public anbefaler et system som inneholder et nummer og en kort beskrivelse. For eksempel, 15-003-05-Ceramic-Smith, kan være det tredje prosjektet du hadde i mai 2015 for en klient som heter Smith. Under dette systemet vil du tildele 15-067-09-ArtFest til ditt 67. prosjekt i september 2015.
Opprett et eget nummereringssystem for å identifisere fakturaene dine. Nummereringsfakturaer gjør det enklere for utarbeidelse og sporing av slutten av året, og gir klientregnskapsavdelinger nødvendige referansenummer. Velg en årssekvenskombinasjon som foreslått av Smashing Magazine, for eksempel 2015015 for den 15. fakturaen skrevet i 2015, eller en klientreferanse pluss et sekvensielt nummer for den klienten, for eksempel TA025, for Time Advertisings 25. prosjekt med deg.
Tilordne et jobbnummer og et fakturanummer for arbeidet du vil fakturere.
Klargjør overskriften
Skriv ordet "FAKTUR" øverst på siden, hvis malen din ikke allerede har den.
Grupper logo, galleri / studio navn eller navn og adresse, samt nøkkelkontaktinformasjon som telefonnummer, e-postadresse og nettadressen til webområdet sammen i en seksjon.
Skriv inn kundens informasjon, inkludert bedriftsnavn, navn på den som kjøpte arbeidet, samt adresse og telefonnummer.
Angi transaksjonsdetaljer
Tilordne en seksjon i den øvre halvdelen av siden for å notere datoen, fakturanummeret, kundens kjøpsordrenummer, hvis tilgjengelig og jobbnummeret du tilordnet arbeidet
Legg til beløpet som skal betales, og betalingsbetingelsene, for eksempel "Betalbar ved kvittering" eller "innrammet lerret levert etter mottatt betaling", når levering er betinget av å tilfredsstille beløpet som skal betales.
Beskriv rettighetene klienten kjøper - for digitale arbeider - for eksempel "Kun engangsbruk. Alt utskrift og andre rettigheter går tilbake til kunstneren etter 30 dager." Kunst advokatfirma Stropheus anbefaler å notere at du beholder retten til første avslag dersom kjøperen ønsker å videreselge arbeidet ditt.
Oppgi ditt føderale EIN - arbeidsgiver identifikasjonsnummer - eller ditt personnummer som gallerier, museer og bedriftskunder trenger denne informasjonen for skatterapportering.
Oppgi betalingsalternativene du tilbyr, for eksempel sjekk, PayPal, Kvadrat eller kredittkort, og oppgi eventuelle kontoopplysninger som trengs for at klienten skal betale deg.
Komplett seksjon for kostnader
Begynn denne delen med et uttrykk som "Tjenester gjengitt som følger:".
Beskriv oppgaven med nok detalj at beskrivelsen vil bli forstått av andre senere. For eksempel, i stedet for "Treningskunst," skriv "10 penn og blekkillustrasjoner for håndboken for hjullasteren."
Legg merke til gebyrstrukturen din som enten en flat eller timepris pluss det tilsvarende dollarbeløpet. Sørg for å inkludere antall fakturerbare timer ved prising av timen. Legg til total reklameavgift for denne delen.
Oppgi eventuelle utgifter som du ber om refusjon. Ta med nok beskrivelse slik at klienten kan matche hver linjeelement med støttende kvitteringer du oppgir. Legg til totalt for kostnadskategorien.
Angi eventuelle innskudd eller forskudd som kunden har gjort.
Legg merke til det totale beløpet som skal betales, minus eventuelle innbetalinger som er mottatt til dags dato. Kutztown University of Pennsylvania anbefaler bruk av tall og ord, for eksempel "Sum på grunn: $ 750. Syv hundre og femti dollar."
Følg Freshbooks 'råd og legg til "Takk for din bedrift!" nederst på siden for å øke sjansene for rask betaling.
Tips
-
Bruk av et annet nummer enn 001 for din første faktura innebærer at virksomheten din er mer etablert.
Be kundene om å betale deg under ditt navn, med mindre du har en bedriftskonto i firmaets navn eller en "Doing Business As" -konto hos banken din for å unngå problemer med innkjøp.
