Forfatter og kolonneforfatter Harvey MacKay sa en gang: "Hvis du ikke klarer å planlegge, så planlegger du å mislykkes." Ingen steder er dette mer sant enn i prosjektledelsen. En vellykket prosjektleder må kunne jonglere mange baller mens man arbeider med et mangfoldig team av mennesker, og strategisk planlegging, vurdering og måling står i hjertet av det hele. Hvis du legger sammen en grundig plan, kommuniserer tydelig til teamet ditt og måler fremgang underveis, veien til et vellykket prosjekt er nesten sikkert.
Definer dine mål. Før du kan begynne å lede et prosjekt, må du jobbe tett med kunden for å være sikker på at du er på samme side når det kommer til det som forventes ut av den endelige leveransen, og at kundens forventninger er rimelige. Opprett et prosjektdefinisjonsdokument som gir en toplinoversikt, angir de avtalte målene og inkluderer prosjektets omfang, eventuelle antagelser og risikoer, hvordan du planlegger å nærme seg prosjektet, hvilke deler av organisasjonen din vil etter hvert jobbe med prosjektet og estimerte kostnader og varighet estimater. Ikke start et prosjekt uten dette dokumentet som er signert av sponsorene eller kundene og noen viktige interessenter.
Planlegg, planlegg og planlegge noe mer. Jack Gido og James Clements, forfattere av "Successful Project Management," sier det, "å ta deg tid til å utvikle en gjennomtenkt plan før prosjektets start er avgjørende for at prosjektet skal lykkes. ved å bryte prosjektet ned i en serie mindre skuffer, identifisere oppgaver innen hver enkelt. Ta med klare milepæler i planleggingen, som vil hjelpe deg med å vurdere om du er på sporet eller ikke når prosjektet utvikler seg. Inkluder kostnader som du vil pådra deg hvert skritt underveis, og beregnet mannstid for hver oppgave.
Samle et team for å jobbe med prosjektet basert på mannens timer og ferdigheter som trengs for å identifisere deg under planleggingsprosessen. Klart kommunisere de overordnede målene, målene, omfanget og budsjettet, samt deres individuelle roller i prosjektet. Sørg for at hvert lagmedlem har budsjettet og ressursene for å få jobben gjort. Bruk RACI-diagrammer etter behov slik at det er klart hvem som er ansvarlig eller ansvarlig for hver milepæl, samt hvem bidragsyterne er og hvem må informeres om fremdrift.
Lag en tidsplan for regelmessig kommunikasjon med teamet. For langsiktige prosjekter kan ett formelt lagsmøte per måned være tilstrekkelig, og flyttes til en gang hver uke etter hvert som prosjektet utvikler seg. I de siste ukene av et prosjekt kan det hende du finner ut at daglige møter er nødvendige. Vær alltid tilgjengelig for hvert lagmedlem for å svare på spørsmål.
Mål prosjektets fremgang ofte. Din jobb er å fullføre prosjektet i tide, innenfor budsjett og til interessenternes forventninger. Mange prosjekter, men lider av budsjett oppblåst og omfanget kryp. Jason Westland, forfatter og administrerende direktør i prosjektledelsesfirma Method123, sier at prosjektbudsjettet bør være en levende del av prosjektet som du gjennomgår kontinuerlig med teamet og viktige interessenter gjennom hele prosjektets løpetid. Hvis du vurderer fremdriften regelmessig og kommuniserer effektivt med teamet ditt, bør du kunne identifisere problemer med budsjett og omfang tidlig og foreta de nødvendige rettelsene.
