Hvis et prosjekt ikke har en god kommunikasjonsplan, er det dømt til å mislykkes. Hovedansvarlig for en prosjektleder er å utvikle og organisere en effektiv og effektiv kommunikasjonsplan. Dette vil motivere prosjektgruppen og la prosjektet bli gjennomført i tide. En god kommunikasjonsplan bør skape en åpen og gjennomsiktig atmosfære der alle føler seg komfortable og gir ideer og input. En prosjektleder som fungerer som en diktator, vil være selvdestruende.
Introduksjon
Utvikle en kommunikasjonsstrategi: (1) Utvikle og definere prosjektet. Som prosjektleder er du den primære informasjonskilden. Din oppgave er å kommunisere effektivt for å lede og motivere prosjektgruppen. (2) Lag et forum som tillater utveksling av ideer. La alle på laget vite at deres bidrag er verdifulle. Kommunikasjon er en dialog og ikke en monolog. Kommunikasjonsplanen bør oppmuntre og skape interaksjon og innspill fra alle som er involvert. (3) Forklar kommunikasjonsmålene. Målet med god kommunikasjon skal gjøre det mulig for prosjektet å bli gjennomført effektivt og til tiden. Dette vil bidra til å forhindre overraskelser, unngå duplisering og avsløre utelatelser.
Delegere ansvar. Individuelle medlemmer av prosjektgruppen bør vite hva deres spesielle ansvar er og til hvem de er ansvarlige for. Alle bør vite kommunikasjonsmålene.
Bruk ulike medier og metoder for å holde kommunikasjonen oppdatert og for å holde alle informert. Dette inkluderer e-postoppdateringer, prosjektmemoer, ansikt til ansiktssamtaler og vanlige rapporter.
Angi en tidslinje for rapporter og vurderinger. I tillegg til den daglige utvekslingen av informasjon, planlegger møte datoer og frister for rapporter. Dette vil holde laget motivert og strukturert. Det bidrar også til å prioritere oppgaver.
Gå gjennom kommunikasjonsplanen for å sikre at den fungerer effektivt. Søk innspill fra teamet. Er nødvendig informasjon kommunisert i tide. Hvis ikke, hvilke forbedringer kan gjøres for å gjøre det bedre?
