God prosjektledelse betyr å dokumentere hva du skal gjøre, så vel som hva som er gjort.Både prosjektet charter og prosjekt omfang er opprettet tidlig i oppstartsfasen av et prosjekt, og de hjelper hverandre styre prosjektet i riktig retning. Selv om begge disse dokumentene er avgjørende for å få et prosjekt fra bakken, har de svært forskjellige formål, publikum og innhold.
Autorisasjon
Charteret har et hovedformål: å autorisere en prosjektleder å bruke definerte ressurser for å fullføre et prosjekt. For det andre skal charteret tilordne en prosjektsponsor. Disse to personene skal administrere og støtte prosjektet på tvers av flere lag og gjennom flere faser. Charteret skal være et kortfattet dokument som begynner med en kort introduksjon til prosjektet som inkluderer mål, formål og mål sluttdato; inkludere et bord som viser prosjektleder, sponsor og andre ledende interessenter og lukk med signaturer med de navngitte deltakerne. Charteret bør sjelden være lengre enn to sider.
Godkjenning
Siden charteret er signert av minst en ledende medarbeider, gir sponsoren det prosjektdokumenterte gyldigheten. Charteret leveres ofte til ledere eller andre høytstående lagmedlemmer, og viser at prosjektet er godkjent. Siden mange prosjekter styres på tvers av avdelinger, gir denne godkjenningen også melding til andre lag om at deres samarbeid vil være nødvendig. Ofte presenteres charteret sammen med en forretningssak, og disse to dokumentene registrerer årsaken til prosjektet.
mål
Prosjektets omfang definerer parametrene til prosjektet. I utgangspunktet utarbeides et foreløpig omfangsdokument (sammen med charteret og andre initieringsdokumenter) for å kartlegge målene. Dette dokumentet blir vanligvis presentert for gruppeledere som vil bidra med medlemmer til prosjektgruppen, selv om det ikke inkluderer hvordan oppgaver skal fullføres. For eksempel, i et byggeprosjekt, vil det foreløpige omfanget beskrive strukturen som skal bygges, inkludert antall rom, kvadratfotene og antall innganger.
ansvarlighet
Omfangsdokumentet vil hjelpe interessenter å avgjøre om et prosjekt er fullført. Siden omfangsdokumentet definerer hva prosjektet skal levere, er det nyttig gjennom hele prosjektet for å avgjøre om prosjektet er på plan for å konkludere med suksess. Hvis prosjektet ditt skal implementere en programvarepakke som inneholder tre programmer, og du har fullført to, har du ikke levert på ditt lovede omfang. Omfangsdokumenter endres ofte under et prosjekt av denne grunn. I motsetning til et charter anses omfangsdokumenter å være "levende" dokumenter, og ettersom ny informasjon er oppdaget, kan målene endres.
