Den beste måten å oppfordre donasjoner til din organisasjon er å spørre folk personlig. Hvis du ikke kan sende arbeidere til å stå foran det lokale supermarkedet eller gå fra dør til dør, er ditt neste beste alternativ å skrive brev som forklarer din sak og personlig be om donasjoner. På samme måte som et salgsbrev må donasjonsbrevet hente publikumets interesse og få sin sympati, eller de vil ikke fortsette å lese brevet eller donere til din sak.
Start brevet ved å skrive inn datoen. Hopp over et mellomrom, og skriv mottakerens navn og adresse på separate linjer. Hopp over en ekstra linje og skriv "Kjære Mr./Ms. (Etternavn)" etterfulgt av et kolon. Hvis du har en adresseliste, kan du bruke postfusjonen i tekstbehandlingsprogrammet til å sette inn mottakerens navn og adresse på den innvendige adressen, samt navnet på hilsen.
Begynn brevet med et overraskende faktum eller statistikk, eller en annen utsagn som umiddelbart vil ta hensyn til leseren. For eksempel, hvis du skriver et brev som krever donasjoner til et suppekjøkken som serverer områdesfamilier, kan du skrive: "Visste du at en av seks barn i vår by går sulten hver natt?" Mange lesere vil bli overrasket over denne uttalelsen og fortsette å lese brevet.
Forklar programmet og hva du gjør. Gi konkrete, konkrete eksempler på hvordan programmet hjelper andre eller utfører sin funksjon slik at mottakeren kan se hvordan pengene skal brukes. Hvis pengene skulle være til fordel for organisasjonen din, forklarer hvor mye av deres donasjon det ville gå til årsaken og hvor mye ville gå til overhead, for eksempel administrative avgifter.
Be om en bestemt sum penger. Hvis publikum ikke er velstående, eller hvis det bare er behov for en liten sum penger fra mange givere for å hjelpe din sak, ber du om en liten sum penger, som $ 5,00, og foreslå at leseren kan velge å donere mer. Letter mottakere er mer sannsynlig å donere hvis du ber om en rimelig mengde penger som de fleste har råd til.
Lukk brevet ved å gjenta din appell for hjelp og behovet for donasjoner. Foreslå hvordan selv en liten donasjon kan gjøre en forskjell, og fortelle dem spesifikt hvordan du skal donere.
Skriv "Vennlig hilsen", og hopp over tre linjeplasser. Skriv inn ditt fulle navn og tittel. Skriv brevet på organisasjonens brevhode, og skriv hvert bokstav over ditt skrevet navn. Hvis du sender for mange bokstaver for å signere individuelt, setter du inn et grafikk av signaturen i brevfilen eller har et stempel laget med din signatur på den.
