Fellesskapskamellagasjer spør ofte lokale bedrifter for donasjoner for å dekke kostnadene til sportsteamene. Den vanligste måten en liga ber om donasjoner på, er å skrive et donasjonsforespørselsbrev. Dette brevet forklarer formålet med donasjonen og hva pengene skal brukes til. Når du skriver denne typen brev, vær høflig, bruk en profesjonell tone og la bedriftene vite hva de vil motta i motsetning til donasjonen.
Adresse brevet. Skriv "Kjære" etterfulgt av virksomhetenes navn eller for å gjøre brevet mer generelt, adresser det "Kjære lokale bedrifter."
Introduser deg selv. Bidragsbrev er vanligvis skrevet av en person på ligautvalget. Denne komiteen tar beslutninger om hvor mange donasjoner som trengs og hvordan donasjonene skal brukes. Fortell leserne ditt navn og stilling og ta med ligaenes navn og navn.
Gi opplysninger om organisasjonen. Forklar til leseren hva organisasjonen gjør, hvordan det fordeler samfunnet og barna og hva du prøver å oppnå.
Be om en donasjon. Normalt ber mange ligaer om donasjoner i forskjellige beløp, så oppgi donasjonsbeløpene du tilbyr. Baseballligaer gir ofte reklame til sponsorer som for eksempel bedriftens navn på spillernes jerseys. Ligaer gir også reklame gjennom programmer og i lokale aviser.
Lukk brevet ved å takke virksomheten. La leseren vite at du er takknemlig for at virksomheten tar deg tid til å vurdere å donere til ligaen. Inkluder måter for virksomheten å kontakte deg om nødvendig, og la leseren vite at du vil kontakte ham med et oppfølgingssamtal i en angitt tidsperiode. Skriv brevet "Vennlig hilsen" etterfulgt av ditt navn og tittel.
Inkluder et avskjæringsskilt nederst. Under brevet, opprett et skjema som virksomheten kan fylle ut og returnere til deg. Inkluder donasjonsbeløpene og prisene. Virksomheten fyller deretter ut slipet og returnerer det til adressen som er oppgitt.
